Dalam transaksi jual dan beli, proforma invoice banyak digunakan. Namun, banyak yang belum tahu mengenai pengertian proforma invoice. Selain invoice atau faktur pembelian yang banyak digunakan, proforma invoice ini berguna juga dalam mendorong penjualan.
Bagi kamu yang bergerak di bidang usaha terutama dagang, sebaiknya mengetahui juga mengenai proforma invoice ini. Soalnya, invoice ini banyak kegunaannya dalam transaksi dagang. Dalam keseharian, proforma invoice ini sering juga disebut sebagai invoice sementara atau faktur sementara.
Proforma invoice adalah faktur pada umumnya, yang memuat detail dari permintaan barang atau jasa dari pelanggan. Hanya saja, invoice ini dikirimkan sebelum pelanggan melakukan pembayaran dan toko belum melakukan pengiriman.
Proforma invoice ini bertujuan melayani pelanggan yang ingin melihat berapa pengeluaran yang harus dikeluarkan saat berbelanja. Karena itu, keberadaan proforma invoice ini penting dalam transaksi dagang.
Bagaimana proforma invoice ini berpengaruh besar bagi transaksi dagang, simak lengkapnya untuk mengetahui apa itu proforma invoice dan apa saja kegunaannya.
Apa itu proforma invoice?
Seperti invoice pada umumnya, proforma invoice memuat detail barang pembelian pelanggan. Misalnya, jumlah barang yang dipesan, berapa harga per satuannya, berapa total pembelian setelah dikurangi diskon.
Namun bedanya dengan faktur pada umumnya, proforma invoice dikirimkan kepada pelanggan sebelum adanya pembelian ataupun sebelum pemasok mengirimkan barangnya. Invoice ini, selain memasukkan nilai barang yang harus dibayarkan, juga memberikan perkiraan berat barang dan biaya pengirimannya.
Tujuan dari memberikan proforma invoice yaitu agar pelanggan dapat melihat perkiraan total nilai yang harus dia keluarkan, baik dari harga barang maupun beban biaya lainnya yang ikut dalam pengiriman
Dengan begitu, invoice ini akan membantu pelanggan membuat keputusan pembelian. Tapi, bukan berarti invoice ini malah membuat pelanggan enggan membayar pesanannya. Biasanya, proforma invoice dikirimkan setelah ada kesepakatan antara pemasok dan pembeli. Jadi, faktur sementara ini juga bisa sekaligus digunakan untuk penagihan kepada pembeli.
Setelah pembeli melakukan pembayaran, pemasok bisa mulai mengirimkan barangnya. Bersamaan dengan pengiriman barang, pemasok harus mengirimkan invoice yang baru, yaitu faktur pembelian. Invoice baru tersebut menunjukkan bahwa pembayaran sudah dilakukan dan pemasok melakukan kewajibannya.
Apa saja kegunaan proforma invoice?
Keberadaan proforma invoice ini sangat penting dalam penjualan. Bagi penjual, invoice ini perlu dalam menghitung potensi uang masuk dan barang yang keluar. Sedangkan bagi pembeli, invoice ini memberikan gambaran uang yang harus dikeluarkan dan waktu menerima barang.
Secara lebih lengkap, berikut beberapa kegunaan proforma invoice yaitu:
- Sebagai dasar estimasi harga dan biaya yang harus dikeluarkan oleh pembeli secara detail
- Memastikan barang yang dibayar sesuai dengan kesepakatan
- Memastikan pengerjaan proyek dilakukan sesuai dengan kesepakatan
- Memastikan biaya ongkos kirim yang harus dikeluarkan pembeli
- Dapat digunakan untuk meminta persetujuan pembelian di kalangan internal pembeli
- Memperlihatkan nilai barang untuk keperluan bea cukai, sehingga pengiriman lancar
- Dapat digunakan untuk transaksi pembelian jarak jauh seperti ekspor impor yang memerlukan gambaran beban biaya perjalanan
-
Menjadi rujukan jika terjadi kesalahan dalam pembayaran oleh pembeli atau pengiriman oleh pemasok
Kapan menggunakan proforma invoice?
Proforma invoice digunakan saat belum ada kepastian mengenai total beban yang ditanggung oleh pembeli. Terutama terkait dengan ongkos kirim yang besar jika transaksi dilakukan dengan jarak jauh. Proforma invoice bisa digunakan untuk membantu keperluan bea cukai juga, sehingga pengiriman nantinya berjalan lancar.
Proforma invoice juga bisa digunakan transaksi jasa. Misalnya, ketika ada proyek dalam beberapa tahap pengerjaan. Proforma invoice bisa dikirimkan sebelum pengerjaan dimulai. Dengan begitu, pemberi kerja mendapatkan gambaran pengerjaan yang akan dilakukan dan besaran biayanya.
Bermodalkan proforma invoice, pemilik proyek juga bisa memberikan uang muka di awal, sehingga kontraktor mendapat uang lebih dulu. Bagi pemilik proyek, proforma invoice dapat menjadi bukti awal kesepakatan, sehingga pengerjaan harus dilakukan sesuai dengan perjanjian.
Pemberian proforma invoice ini bisa dilakukan berkali-kali sesuai dengan tahapan pengerjaan proyek. Dengan begitu, pengerjaan dan pembayaran bisa dilakukan dengan tertib.
Unsur-unsur dalam Proforma Invoice
- Identitas pihak penjual atau pemasok, yaitu nama toko, alamat, nomor yang bisa dihubungi
- Identitas jelas pelanggan, termasuk nama toko atau orang yang bertanggung jawab di bidang pembelian, alamat, dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
- Tanggal pembuatan proforma invoice.
- Nama dan informasi produk atau jasa yang dibeli.
- Jumlah pembelian
- Harga per satuan
- Pengenaan pajak
- Total yang harus dibayar - Rincian proses pembayaran, seperti informasi metode pembayaran dan informasi mengenai cicilan pembayaran
-
Tanggal jatuh tempo pembayaran yang disetujui oleh pihak pembeli.
Kesimpulan
Proforma invoice memiliki peran penting dalam transaksi dagang. Jika dilihat, proforma invoice memberikan kepastian bagi pihak pelanggan, sehingga mereka akan merealisasikan pembelian. Ini karena proforma invoice diberikan sebelum terjadi pembayaran maupun pengiriman barang. Invoice ini memberi gambaran kepada pelanggan berapa nilai yang harus dibayar dan berapa beban biaya pengirimannya.
Karena kegunaan proforma invoice ini cukup penting, kamu bisa menggunakannya di usaha dagang kamu. Selamat mencoba!
