Nota debit adalah dokumen atau nota yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, untuk mendukung adanya pengembalian dana baik sebagian atau keseluruhan atas barang yang tidak sesuai. Pengertian nota debit perlu kamu ketahui untuk mendukung usahamu. Dengan mengerti apa itu nota debit, maka kamu bisa membuatnya dengan baik.
Mengapa Perlu Nota Debit?
Apa yang kamu lakukan ketika menerima pengiriman barang dari pihak penjual tetapi tidak sesuai dengan pembelian? Atau jika kamu membeli barang dari suatu pemasok dengan cara utang, tetapi barang yang kamu jual rupanya tidak laku?
Dalam kondisi ini, kamu mungkin ingin mengembalikan barang kepada penjual atau pihak pemasok. Bisa juga ingin meminta pengembalian uang atau meminta diskon atas barang yang tidak sesuai. Jika kamu membeli barang dengan cara utang, kamu juga mungkin ingin meminta pengurangan utang sembari mengembalikan barang.
Untuk melakukan ini semua, kamu memerlukan dokumen resmi yaitu nota debit. Nota ini diterbitkan oleh pembeli untuk menyelesaikan masalah di atas agar tidak ada kesalahpahaman kembali di masa mendatang atas permintaan tersebut.
Untuk melihat lebih dalam tujuan penggunaan nota debit, ada baiknya kamu melihat juga pengertian dari nota ini.
Pengertian Nota Debit
Kamu mungkin sering melihat nota dagang dalam transaksi sehari-hari. Lembaran kecil berisikan rincian barang yang ditransaksikan ini diberikan dari penjual kepada pembeli sebagai salah satu bukti transaksi diselesaikan. Nota ini disebut dengan nota kontan.
Tetapi, dalam praktiknya, ada jenis nota lain yang dipakai dalam transaksi dagang sehari-hari. Salah satunya adalah nota debit.
Perbedaan paling besar dalam nota debit adalah, nota debit diterbitkan oleh pihak pembeli kepada penjual. Biasanya, nota ini diterbitkan saat ada ketidaksesuaian barang yang diterima pihak pembeli. Misalnya, salah barang atau barang rusak.
Secara umum, nota debit adalah dokumen atau nota yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, untuk mendukung adanya pengembalian dana baik sebagian atau keseluruhan atas barang yang tidak sesuai tersebut.
Jika pembeli memiliki utang kepada penjual, maka nota debit bisa juga menjadi bukti permintaan pengurangan piutang kepada penjual. Atau, bisa juga pembeli mempertahankan barang, tetapi meminta pengurangan harga (diskon). Semua permintaan ini harus disertai dengan nota debit.
Setelah menerbitkan nota debit, pembeli dapat menunggu respons dari pihak penjual. Jika pihak penjual sepakat untuk melakukan permintaan pembeli sesuai nota debit, maka penjual harus membuat nota kredit sebagai alat bukti terjadi transaksi ini.
Apa saja fungsi nota debit?
Setelah membaca penjabaran di atas, kamu bisa melihat sejumlah fungsi dari nota debit.
1. Pengurangan utang
Fungsi pertama dari nota debit adalah meminta pengurangan utang kepada pihak penjual. Dengan begitu, tagihan pembeli kepada penjual juga mengecil.
2. Koreksi jumlah barang yang telah disepakati
Jika penjual mengirimkan barang dengan jumlah yang tidak sesuai dengan kesepakatan, maka pembeli dapat menerbitkan nota debit sebagai alat penagihan. Tujuannya, pembeli bisa mendapatkan barang dengan jumlah barang yang sesuai atau agar penjual mengurangi utangnya, sehingga tagihan menjadi lebih sedikit.
Koreksi jumlah ini pun bisa dilakukan bukan hanya terjadi ketidaksesuaian pengiriman barang. Ketika barang tidak laku dan pembeli bisa mengembalikan sebagian barang tersebut kepada pemasok bersama dengan nota debit. Pembeli bisa mengharapkan pengurangan tagihan barang, karena sebagian barang dikembalikan.
3. Koreksi harga barang yang telah disepakati
Nota debit juga dapat digunakan untuk mengoreksi harga barang ketika terjadi ketidaksesuaian. Ketika barang tidak laku lagi, maka pihak pembeli dapat meminta koreksi harga kepada pemasok. Dengan demikian, pembeli bisa menjual dengan harga baru yang lebih kompetitif.
4. Bukti stok opname
Bagi penjual, nota debit akan menjadi bukti adanya retur atau pengembalian barang dari pembeli. Penjual bisa melakukan penyesuaian kembali atas adanya perubahan jumlah barang di gudang.
5. Alat bukti menghindari kesalahpahaman
Nota debit diterbitkan secara tertulis untuk menangani ketidaksesuaian transaksi jual-beli di masa sekarang. Sebagai alat bukti yang sah, nota dapat membantu kedua belah pihak dari kesalahpahaman di masa mendatang.
6. Alat bukti menghindari kejanggalan dalam laporan keuangan
Nota debit haruslah dibuat dalam dua rangkap. Satu untuk penjual, satunya disimpan oleh pembeli. Bagi pembeli, nota ini bisa menunjukkan pernah ada barang yang dikembalikan kepada penjual atau pemasok. Sedangkan bagi pemasok, nota debit dapat menjadi bukti adanya permintaan pengurangan piutang.
Baca juga:
Contoh Invoice Jasa Sederhana yang Mudah Diikuti
Nota Kontan, Pengertian dan Fungsinya
Cara Membuat Nota Debit
Jika kamu memerlukan nota debit, maka kamu bisa membuat nota ini sendiri. Yang terpenting, jangan lupa memasukkan komponen-komponen penting dalam nota ini. Langkah membuat nota debit yaitu:
1. Buatlah judul Nota Debit dengan huruf besar agar terlihat jelas dan tidak mudah terselip dengan dokumen penjualan lainnya.
2. Mengisi nomor nota dan tanggal pembuatan nota
3. Mengisi Yth, yaitu nama toko atau pemasok nota itu ditujukan
4. Mengisi nomor dokumen atas transaksi sebelumnya yang barangnya akan dikembalikan atau dipotong harga
5. Tanggal dokumen atau saat terjadinya transaksi pembelian barang
6. Keterangan nama barang yang mengalami kerusakan
7. Jumlah barang yang dikembalikan beserta harga per satuan, dan total harga barang.
Contoh Nota Debit
Agar kamu lebih memahami bentuknya, berikut contoh nota debit yang mudah kamu ikuti dan bisa menjadi referensi.
Kesimpulan
Berikut pengertian nota debit, penjabaran fungsi, dan cara membuatnya. Kamu bisa melihat, nota debit adalah dokumen yang juga penting dalam transaksi dagang sehari-hari. Permintaan koreksi jumlah barang, harga barang, dan pengurangan utang bisa dilakukan dengan nota debit. Penerbitan nota debit ini juga menjadi dokumen atau alat bukti untuk menghindari kesalahpahaman di masa mendatang serta menghindari laporan keuangan yang tidak masuk akal di kedua belah pihak. Selamat mencoba!
