Istilah invoice mungkin tidak asing bagi kamu yang hidup dari jual beli barang dalam jumlah besar atau seorang pebisnis dan wirausaha. Karena hanya banyak digunakan dalam dunia bisnis, saat ini banyak orang yang masih belum memahami pengertian invoicing atau invoice sehingga menyamakannya dengan nota. Untuk itulah, agar tidak salah kaprah, ada baiknya kamu mengetahui pengertian invoicing, cara membuatnya, fungsi, dan manfaat yang bisa didapatkan.
Pengertian Invoice dan Manfaatnya
Invoice dalam Bahasa Indonesia berarti faktur. Invoice adalah dokumen yang berisi perincian transaksi penjualan yang diberikan kepada pembeli sebagai pihak yang berutang. Karena itu, invoice penting dalam dunia bisnis karena tidak terlepas dari fungsi utamanya sebagai bukti penagihan dan kelangsungan usaha. Sedangkan invoicing adalah cara membuat invoice.
Invoice diperlukan karena dalam jual beli, baik barang atau jasa, transaksi pembayaran tak selalu terjadi saat itu juga. Banyak yang menjadi alasan sehingga pembayaran dilakukan di masa mendatang. Misalnya, pengerjaan dilakukan bertahap atau pengiriman barang memakan waktu.
Karena itu, pihak yang melakukan penjualan dapat menerbitkan invoice (invoicing) agar menerima pembayaran sesuai kesepakatan. Singkatnya, invoice adalah tagihan utang agar segera dibayarkan.
Jika konsumen kamu yang menerima invoice melakukan pembayaran sesuai dengan terminnya, maka dapat dicatatkan di buku kas. Jika konsumen telat melakukan pembayaran, maka debitur dapat dikejar. Sedangkan jika konsumen tidak dapat ditagih, maka dicatatkan sebagai utang macet.
Umumnya, invoice digunakan untuk transaksi yang berbentuk angsuran, kredit, atau jual beli dengan nilai cukup besar. Kendati tidak melakukan transaksi bernilai besar, perusahaan juga harus tetap menyiapkan dokumen invoice.
Cara Membuat Invoice
Invoice dibuat haruslah menggambarkan nama si penjual atau pemasok. Lalu berikutnya keterangan lengkap mengenai transaksi dan pembeli.
Berikut kelengkapan data yang harus ada dalam invoice:
1. Keterangan penjual yaitu, nama perusahaan, alamat, nomor yang dapat dihubungi, dan nomor invoice
2. Keterangan konsumen yaitu nama pembeli, beserta alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi
3. Tanggal transaksi
4. Jenis barang yang dibeli atau jasa yang digunakan
5. Harga per barang
6. Total harga keseluruhan
7. Besaran pajak
8. Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak
9. Tanda tangan dan nama lengkap pihak yang bertransaksi, sebagai bukti transaksi dilakukan sesuai dengan kesepakatan dua belah pihak
Biasanya, invoice dibuat rangkap tiga, yang asli untuk perusahaan, yang satu untuk pembeli, dan satu lainnya untuk arsip.
Bagi penjual, invoice menjadi dokumen penagihan dan bukti akan ada kas masuk. Bagi pihak pembeli, invoice akan menjadi bukti arus kas keluar dan transaksi pembelian. Sedangkan satu lagi akan masuk pengarsipan untuk keperluan penjual.
Fungsi Menerbitkan Invoice (Invoicing)
Seperti sudah disebutkan sebelumnya, invoice memiliki fungsi utama bukti penagihan. Tetapi, masih ada beberapa fungsi invoice lainnya secara luas:
1. Invoice berfungsi sebagai bukti yang sah untuk penagihan karena berisi informasi mengenai jumlah tagihan dan jatuh tempo yang harus dibayarkan.
2. Invoice menjadi bukti yang sah ketika mencatatkan transaksi ke pembukuan keuangan
3. Invoice dapat digunakan sebagai laporan yang sah untuk tanda terima barang
4. Invoice menjadi sumber informasi transaksi jual-beli karena mencakup keterangan pemasok, konsumen, dan barang atau jasa yang dibeli
5. Invoice menjadi sumber yang sah jika barang dan jasa akan dijual kembali ke pihak lain
6. Invoice menjaga kepastian hukum bagi kedua belah pihak yang bertransaksi
7. Invoice dapat dianalisis sebagai evaluasi untuk meningkatkan penjualan di masa mendatang.
Jenis Invoice
Ada beberapa jenis invoice yang dapat diterbitkan oleh kamu sebagai pemasok untuk menagih pembayaran dari pembeli.
1. Invoice biasa
Ini merupakan invoice pada umumnya yang berisikan keterangan dari penjual untuk pembeli, keterangan barang atau jasa yang ditransaksikan, serta jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli.
2. Invoice penjualan
Jika kamu adalah pihak penjual, maka invoice ini disebut sebagai invoice penjualan (faktur penjualan). Jika kamu menerimanya, maka disebut invoice pembelian (faktur pembelian)
3. Invoice interim
Jika pengerjaan atau pengiriman membutuhkan beberapa kali pembayaran, maka kamu bisa menerbitkan invoice sementara atau interim beberapa kali
4. Invoice final
Invoice final akan menjadi seri terakhir dari invoice interim. Invoice final ini menunjukkan bahkan pengiriman atau pengerjaan telah selesai dan tidak aka nada invoice lagi yang akan dikirimkan.
5. Invoice berulang (recurring invoice)
Jika kamu menerbitkan invoice untuk konsumen secara berkala dengan jumlah tagihan yang sama, maka kamu bisa mengirimkan invoice berulang atau reccuring invoice. Invoice jenis ini dapat digunakan untuk pelanggan tetap (subscription) atau penyewa tetap.
6. Invoice Proforma
Invoice proforma bersifat sementara. Invoice ini dikirimkan untuk importir sehingga dapat mengkalkulasikan biaya cukai dan pengiriman sebelum pembelian. Tidak ada catatan pembelian di invoice ini.
7. Invoice komersil
Invoice komersil sama seperti invoice proforma, hanya saja bedanya sudah terjadi pembelian untuk barang atau pengerjaan yang diminta.
8. Invoice Konsuler
Invoice konsuler ini hanya khusus diterbitkan dalam perdagangan internasional atau antarnegara yang memerlukan pengesahan dari pihak kedutaan atau perwakilan negara yang dituju.
Baca juga:
Contoh Pembukuan Bisnis Olshop Sederhana yang Mudah Diikuti
Contoh Pembukuan Bendahara dan Cara Mudah Membuatnya
Contoh Mudah Membuat Pembukuan Toko Sembako Manual
Bentuk Invoice
Sesuai dengan cara penagihan yang dilakukan, invoice dapat diterbitkan dengan dua bentuk
1. Dokumen kertas (hardcopy)
Bentuk invoice ini paling sering ditemukan. Invoice dicetak di atas kertas dengan standar pembuatan resmi di setiap perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti yang sah terjadi transaksi dan perlu dibayarkan setelah konsumen mendapatkan barang atau jasa.
2. Dokumen online (softcopy)
Invoice elektronik juga menjadi bukti yang sah untuk penagihan. Bentuk dan isinya tidak berbeda dengan dokumen kertas. Hanya saja, pengiriman invoice dilakukan secara digital. Fungsi invoice elektronik ini pun sah di depan hukum.
Tips Membuat Invoice B2B
Untuk kamu yang saat ini sedang membuat invoice bussines to bussines (B2B) ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Cek apakah kamu sudah menggunakan nama resmi dalam invoice. Nama resmi perusahaan bisa jadi berbeda dengan nama yang ada dalam website atau yang biasa diketahui masyarakat.
Jangan mengirimkan invoice kepada individu yang membuat pembelian atau menggunakan jasa. Tanyalah apakah ada departemen keuangan yang dapat menerima invoice. Buatlah email resmi perusahaan untuk mengirimkan invoice elektronik. Email resmi perusahaan akan memberi imbas psikologis dalam penagihan pembayaran.
Demikian penjelasan lengkap mengenai invoice, sebuah dokumen yang harus kamu persiapkan dalam transaksi jual beli baik barang maupun jasa. Jika kamu menerima invoice, maka tuntaskan pembayaran agar tak mendapat dampak dicap sebagai debitur buruk. Semoga bermanfaat!
