Untuk kamu yang baru merintis usaha, membuat pembukuan bisnis kadang memusingkan. Apalagi jika bisnis kamu tidak didukung dengan teknologi pencatatan keuangan yang memadai. Terpaksa deh, kamu harus membuat catatan pembukuan sederhana tulis tangan.
Walaupun dengan pembukuan sederhana tulis tangan, namun manfaat yang kamu dapatkan akan tetap sama. Jika pencatatan dilakukan dengan tertib, teratur, dan baik, maka kamu akan bisa melihat kondisi keuangan dan ketersediaan barang usaha.
Pembukuan keuangan sederhana tulis tangan artinya, pencatatan keuangan dilakukan secara manual dengan tulis tangan. Pencatatan keuangan menggunakan buku atau kertas untuk menghemat proses dan biaya. Dengan cara manual tulis tangan, kamu akan belajar lebih dalam mengenai pembukuan keuangan, sehingga meningkatkan pengawasan arus uang masuk dan keluar perusahaan.
Yang pasti, dengan membuat pembukuan keuangan, walau sederhana tulis tangan, kamu tidak akan kesulitan melihat apakah usaha yang kamu jalankan untung atau rugi. Pembukuan keuangan juga akan menjaga dari kemungkinan kamu mencampuradukkan uang pribadi dan usaha.
Hal yang perlu dipersiapkan sebelum membuat pembukuan
1. Menyimpan semua bukti transaksi, struk, invoice, atau kartu utang
Untuk memulai pembukuan sederhana tulis tangan, kamu perlu sumber yang akurat. Jadi, simpan semua bukti transaksi, baik itu struk, invoice, atau kartu utang dan piutang untuk digunakan dalam pencatatan.
2. Mencatat transaksi setiap hari
Catatlah di jurnal keuangan sederhana setiap terjadi transaksi keuangan. Setiap transaksi harus dicatatkan di debit atau kredit. Jika kamu tidak melakukan pembukuan keuangan setiap hari, kamu bisa melewatkan kesalahan dan membuat risiko keuangan.
Baca juga: 3 Cara Membuat Buku Kas dengan Mudah dan Sederhana
3. Mencatat uang masuk
Mencatat uang masuk ini akan memperlihatkan seberapa besar penghasilan dari usaha kamu. Kamu juga bisa melakukan evaluasi penjualan produk yang mana yang paling laris dan produk mana yang banyak menumpuk di gudang. Dengan begitu, kamu bisa menyiapkan strategi untuk memaksimalkan penjualan atau membuat promosi baru untuk mendorong penjualan.
4. Mencatat uang keluar
Mencatat uang keluar adalah hal penting dalam pembukuan keuangan secara sederhana. Meskipun dilakukan tulis tangan, kamu harus secara teratur mencatatkan uang keluar dari usaha kamu. Pencatatan ini akan memberi gambaran ke mana uang dihabiskan.
Selanjutnya, kamu bisa membuat strategi terkait pengeluaran agar uang yang kamu habiskan untuk usaha lebih produktif dan tepat sasaran.
5. Memproses pembukuan sederhana di akhir bulan
Untuk melihat kondisi keuangan perusahaan kamu, evaluasilah pembukuan di akhir periode. Kamu bisa melakukannya di akhir bulan. Jika kamu memiliki sarana komputer atau laptop, kamu juga bisa memindahkan performa bisnis kamu dari tulis tangan ke komputer.
Cara membuat pembukuan sederhana tulis tangan
1. Siapkan peralatan
Dalam membuat pembukuan sederhana dengan tulis tangan, kamu membutuhkan kertas folio atau kertas dengan ukuran A4, beserta pensil dan penggaris. Lebih baik menggunakan pensil agar mudah mengoreksi kesalahan.
Baca juga: Contoh Pembukuan Penjualan Baju yang Bisa Bikin Tokomu Makin Maju
2. Buat lima kolom per halaman
Mulailah membuat garis per halaman agar pembukuan kamu terlihat teratur.
Pertama, membuat batas di setiap sisinya sekitar 1 cm
Kedua, bagilah halaman untuk beberapa kolom pencatatan. Lima kolom cukup untuk membuat pembukuan sederhana tulis tangan.
- Kolom 1 untuk mencatat tanggal transaksi
- Kolom 2 cukup lebar, untuk mencatat deskripsi atau keterangan transaksi
- Kolom 3 untuk uang masuk (pendapatan)
- Kolom 4 untuk uang keluar (pengeluaran)
- Kolom 5 untuk saldo
- Kamu bisa menambahkan kolom lain sesuai keperluan, semisal mencatat bukti transaksi
Ketiga, buat juga garis untuk baris paling atas. Di sini kamu bisa menuliskan keterangan, tanggal, deskripsi, pendapatan, pengeluaran, dan saldo.
Untuk pembukuan keuangan sederhana tulis tangan, kolom deskripsi akan memakan tempat paling luas. Kamu bisa membuatnya sekitar 9 cm.
Lalu buatlah kolom pendapatan dan pengeluaran, serta saldo sama besarnya. Kamu bisa mengukur besaran masing-masing 2,5 cm.
Nah, angka-angka ini tidak saklek digunakan. Kamu bisa menyesuaikan besaran kolom-kolom ini sesuai dengan ukuran kertas kamu.
3. Mulai catat transaksi di setiap kolom yang tersedia
- Kolom tanggal
Masukkan tanggal transaksi terjadi. Kamu perlu tanggal yang akurat dalam pembukuan keuangan. Jika ada penerimaan penjualan Rp 100.000 di tanggal 5 Januari 2019, kamu bisa memulai pencatatan dengan tanggal 5/1/2019.
Dalam satu halaman, kamu bisa mencatatkan transaksi per kelompok, semisal setiap satu minggu atau satu bulan. Dengan begitu, kamu bisa melihat kembali transaksi sebelumnya dengan mudah.
- Kolom deskripsi atau akun
Dalam pembukuan keuangan sederhana, deskripsi atau akun menjelaskan jenis transaksi yang terjadi secara singkat. Jika kamu menerima penjualan secara tunai Rp 100.000, kamu bisa menulisnya dengan, penjualan tunai. Atau jika kamu mendapatkan utang dari bank, dapat ditulis pinjaman dari Bank A.
Beberapa keterangan yang bisa ditulis antara lain:
- Tunai, artinya transaksi yang dilakukan secara tunai
- Lunas, artinya kamu mencatatkan pelunasan utang untuk usaha kamu
- Penjualan, artinya pendapatan yang kamu dapatkan dari penjualan
- Utang, artinya sejumlah uang yang belum dibayarkan oleh perusahaan kamu
- Kolom pendapatan
Untuk mudahnya, pendapatan adalah uang yang didapatkan untuk meningkatkan kekayaan dari usaha kamu. Sebagai contoh, jika kamu mendapatkan penjualan Rp 100.000, maka kamu menempatkannya di kolom ini. Sehingga, kamu akan menulis penjualan tunai di kolom deskripsi, dan Rp 100.000 di kolom pendapatan.
Yang bisa kamu catatkan di kolom ini antara lain penjualan tunai, pelunasan piutang pelanggan, pendapatan sewa, komisi penjualan dari supplier, sampai dana hibah dari investor
- Kolom pengeluaran
Pengeluaran adalah pembayaran yang dilakukan usaha kamu. Semisal kamu membayar Rp 1.000.000 untuk pembelian oven baru di toko roti kamu, maka kamu mencatatkan transaksi ini dengan menuliskan pembelian tunai di kolom deskripsi dan Rp 1.000.000 di kolom pengeluaran.
Transaksi lain yang bisa kamu tuliskan di kolom pengeluaran antara lain pembayaran utang, pembayaran bunga utang, biaya operasional, pembelian barang modal, biaya promosi, atau biaya administrasi keuangan lainnya.
- Kolom saldo
Gunakan kolom saldo untuk menghitung total uang yang masuk dan keluar. Lalu, buatlah penutupan saldo di akhir periode, semisal di akhir minggu. Sisa saldo tersebut akan menjadi saldo awal usaha kamu di minggu berikutnya.
Pencatatan saldo ini memperlihatkan berapa uang yang masih kamu pegang atau berapa kekurangan uangmu. Kamu bisa menyebutkan, sedang defisit atau surplus.
Defisit terjadi jika beban yang dibayarkan lebih besar ketimbang pemasukan. Ini bisa menghambat usaha karena kamu akan kesulitan membayar utang, membeli barang pokok selanjutnya, atau membayar gaji pegawai.
Surplus terjadi jika uang yang kamu pegang lebih banyak daripada uang yang dikeluarkan. Dengan begitu, perusahaan dapat membayar kewajiban secara tepat waktu dan leluasa menggunakan uang yang ada untuk pengembangan usaha.
Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Keuangan Usaha Kecil
Membuat pembukuan sederhana tulis tangan laba-rugi
Ini adalah pembukuan terakhir untuk melihat apakah usaha kamu untung atau rugi. Pembukuan ini ditulis di akhir periode, semisal di akhir bulan.
Cara menghitungnya mudah: Untung = Pendapatan – Pengeluaran.
Membuat pembukuan laba rugi ini pun bisa dilakukan secara sederhana dengan tulis tangan. Dalam buku laba-rugi, kamu hanya perlu membuat tiga kolom. Jangan lupa cantumkan bulan dan tahun untuk pembukuan laba-rugi sederhana ini.
- Kolom pertama untuk menuliskan pendapatan dan pengeluaran
- Kolom kedua untuk menuliskan nilai transaksi baik dari sisi pendapatan dan pengeluaran
- Kolom ketiga untuk menghitung total pendapatan dan pengeluaran
Di baris terakhir, kamu tinggal menghitung selisihnya. Jika pendapatan kamu lebih banyak daripada pengeluaran, maka bisa dibilang, usaha kamu untung. Jika kamu mengalami defisit atau pengeluaran lebih besar, maka usaha kamu merugi.
Dengan pembukuan ini, kamu bisa menentukan strategi kamu selanjutnya untuk memperbesar untung atau mengurangi kerugian.
Kesimpulan
Dari sini kamu bisa mengetahui pembukuan bisa dilakukan dengan cara sederhana yaitu tulis tangan. Dari pembukuan secara sederhana ini, kamu bisa mendapatkan manfaat yang besar. Mulai dari mengetahui kondisi keuangan perusahaan, mengetahui laba-rugi perusahaan, menghindarkan dari penyalahgunaan keuangan, meningkatkan pengawasan, hingga membantu kamu menyiapkan strategi untuk mengembangkan usaha.
