Jika seorang pelaku bisnis toko online atau online shop ditanya, hal apa yang terlupakan dalam persiapan bisnis toko online, mungkin jawabannya adalah pembukuan. Lantaran terlalu fokus kepada penjualan, pembukuan sering terlupakan. Untuk mengingatkanmu, kamu perlu contoh pembukuan bisnis olshop yang gampang diikuti.
Pembukuan bisnis olshop menjadi penting seiring dengan berkembangnya bisnis. Makin besar bisnis kamu maka kamu memerlukan pembukuan keuangan karena arus uang masuk dan keluar semakin beragam. Kamu harus memikirkan mengenai penjualan, pengembalian, pembayaran kepada pemasok, biaya bank, pengembalian barang dari konsumen, dan banyak hal lai. Belum lagi jika toko kamu sudah memasuki omzet Rp 500 juta per tahun, maka kamu harus menyiapkan pelaporan pajak.
Dengan ramainya arus uang masuk dan keluar, kamu bisa kewalahan jika ingin mengingatnya semua. Padahal, pembukuan keuangan untuk pebisnis olshop bisa dilakukan dengan sederhana dan mudah. Jadi, persiapkan pembukuan buat online shop milikmu agar kamu bisa fokus dalam berbisnis dan tidak keteteran soal uang.
Manfaat Pembukuan Keuangan untuk Bisnis Olshop
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, transaksi keuangan bisnis olshop begitu beragam. Sampai-sampai bisa membuat kamu pusing jika harus mengingat semuanya. Apalagi, jika kamu melakukan penjualan lewat beberapa channel, misalnya lewat website sendiri, lewat akun di e-commerce seperti Bukalapak, dan menjualnya lewat media sosial.
Kebayang kan ribetnya mengurus pesanan yang masuk dari mana-mana ini? Padahal, mayoritas pebisnis olshop ini, terutama pemula, akan melakukan semuanya sendirian, mulai dari pembelian bahan pasokan, mengurus pesanan, sampai pengemasan dan pengiriman.
Tak salah jika bisnis olshop ini harus dijalankan dengan serius. Nah, bisnis yang baik bukan hanya yang dapat mencatatkan penjualan setinggi-tingginya, tetapi juga pengelolaan keuangan yang baik. Tidak sedikit, pebisnis olshop harus gulung tikar karena salah pengelolaan dalam keuangan.
Pembukuan keuangan akan memperlihatkan seberapa besar pendapatan dan pengeluaran bisnis olshop milikmu. Dengan begitu, kamu bisa melihat seberapa menguntungkannya bisnis ini. Kamu bisa mengambil keputusan tepat untuk menjaga kesehatan bisnis olshop kamu.
Mempersiapkan Pembukuan Keuangan Bisnis Olshop
Pembukuan keuangan yang sederhana sudah dapat menjadi alarm dan rambu-rambu dalam transaksi keuangan kamu. Ada 5 tugas yang harus kamu lakukan:
1. Mengelompokkan semua transaksi
Mengelompokkan transaksi adalah awalan dalam pembuatan pembukuan e-commerce. Kamu harus bisa mengkategorikannya sebagai pemasukan atau pengeluaran. Membuat kelompok ini membantu kamu dalam mengenal pengeluaran rutin atau pengeluaran tak terduga. Kamu juga bisa memperkirakan penghasilanmu setiap bulannya.
2. Menjaga budget atau pengeluaran bisnis
Budget bisnis adalah semua uang yang kamu keluarkan, baik untuk pembayaran rutin atau biaya transaksi keuangan lainnya. Nilai pengeluaran ini akan berhadapan langsung dengan pendapatan, sehingga kamu dapat melihat keuntungan bisnis kamu. Jangan sampai pengeluaran lebih besar daripada pendapatan karena dapat membuat balik modal lebih lama.
Beberapa pengeluaran yang kamu awasi antara lain:
- Pembelian barang stok dan inventaris
- Pembayaran kepada pemasok
- Pembayaran gaji atau komisi pihak ketiga
- Biaya pengemasan
- Biaya pengiriman
- Biaya transaksi pembayaran
- Biaya perbankan untuk usaha (business banking)
- Biaya aplikasi jika menggunakan
- Biaya web hosting
- Biaya push-up promotion
- Pajak
- Pengembalian barang atau pengembalian uang (refunds)
Target dari tugas menjaga budget ini adalah:
1. Membantu kamu mengawasi pola arus uang masuk dan keluar.
2. Memberi informasi kapan menahan pengeluaran atau justru mengeluarkan uang lebih banyak lagi.
3. Membuat pembukuan mengenai budget juga bisa mengingatkan kamu untuk menyetop pengeluaran yang tidak masuk perencanaan bisnis.
4. Menghindari atau memperkecil utang
5. Menjaga fokus target keuangan jangka panjang
3. Membedakan antara pengembalian barang dan pengembalian uang
Bisnis olshop ini tak lepas dari ketidakpuasan pelanggan. Terkadang, terjadi pengembalian barang dan konsumen menginginkan uangnya kembali. Ini adalah dua hal yang merugikan bagi pebisnis olshop. Buatlah pembukuan terpisah untuk pengembalian barang ataupun pengembalian kembali uang konsumen ini. Nah, untuk mengurangi terjadinya hal ini, kamu bisa mencantumkan kebijakan untuk komplain atau permintaan pengembalian barang atau uang ini.
4. Membiasakan Mencatat dalam Pembukuan Secara Rutin
Biasakanlah mencatat transaksi keuangan dan membuat pembukuan untuk bisnis olshop milikmu. Dalam jangka panjang, kamu bisa melihat pola besar dari transaksi keuangan di bisnismu. Dengan begitu, kamu bisa langsung memahami ketika terjadi penurunan penjualan atau kenaikan penjualan. Kamu juga bisa melihat apakah bisnis kamu menguntungkan atau merugi. Kamu bisa segera mengambil keputusan untuk menjaga kesehatan bisnismu.
Membuat pembukuan juga penting untuk memperlihatkan kondisi keuanganmu kepada pihak luar. Ambil contoh, bank akan membutuhkan laporan keuangan 3 tahun jika kamu mengajukan kredit UMKM. Selain mempertahankan penulisan pembukuan, jangan buang juga bukti-bukti transaksi penjualan dan keuangan lain sampai 3 tahun.
Metode Pembukuan Keuangan untuk Olshop
Untuk membuat pembukuan yang mencatat transaksi olshop, ada dua metode yang bisa kamu gunakan. Pertama, berbasis kas. Kedua, berbasis akrual. Mari kita kupas lebih dalam mengenai tipe pembukuan ini.
1. Metode pembukuan berbasis kas
Pembukuan dengan metode kas adalah ketika kamu mencatatkan transaksi saat terjadi pembayaran, baik secara tunai maupun masuk rekening bank. Cara ini memperlihatkan informasi semua transaksi yang sudah terbayarkan.
Contoh pembukuan basis kas
Pembukuan keuangan berbasis kas adalah pilihan pemula bagi kebanyakan pengusaha kecil dan menengah. Kelebihannya, pembukuan ini mudah dilakukan, lantaran kamu hanya perlu menuliskan semua transaksi yang ada. Ditambah, kamu akan langsung tahu berapa nilai tunai yang kamu pegang saat ini.
Di sisi lain, metode basis kas ini tidak menjadi pilihan yang baik lagi ketika bisnis berkembang karena tidak bisa mencatatkan akun piutang dari pembeli atau utang yang harus kamu bayarkan. Karena itu, jika kamu menjalankan bisnis e-commerce dengan jumlah stok barang tinggi dari berbagai pemasok, hindari untuk membuat pembukuan berbasis kas ini.
2. Metode berbasis akrual
Metode akuntansi berbasis akrual, di sisi lain, memungkinkan kamu mencatat transaksi penjualan meskipun belum ada uang pembayaran yang diterima.
Contoh pembukuan berbasis akrual
Dalam pembukuan akrual, kamu bisa mencatat penjualan yang sudah uangnya sudah mendarat di rekeningmu. Misalnya penjualan sepatu Rp 1.500.000 di minggu pertama Februari.
Di sisi lain, kamu juga bisa mencatatkan pengeluaran yang harus kamu siapkan, semisal pembayaran pada 1 Maret untuk komisi pihak ketiga yang sudah membantu penjualanmu. Meskipun belum kamu bayarkan kepada pihak ketiga tersebut, pembukuan sudah mencatat transaksi pengeluaran yang ada.
Penjualan dengan sistem bayar langsung di tempat atau cash on delivery (COD) yang terjadi di minggu kedua senilai Rp 1.000.000. Artinya, sudah terjadi penjualan tetapi kamu belum bisa menerima uang tunai sampai pembeli membayarnya. Nah, dalam pembukuan berbasis kas, penjualan sepatu ini baru akan dicatatkan pada minggu 3, ketika pembeli sudah menerima barang dan membayarnya.
Dari permukaan, metode berbasis akrual ini terlihat lebih ribet dibanding berbasis kas. Tetapi, setelah berjalannya waktu, metode ini akan menjadi lebih dapat diterima, karena menggambarkan perputaran bisnis online shop kamu yang sebenarnya.
Ini karena di dalam penjualan online shop, penjualan tidak selalu terjadi langsung. Terkadang ada sistem COD atau pembeli yang meretur barang, biaya pengemasan dobel, dan sebagainya yang membuat kamu belum bisa menghitung langsung keuntungan.
Karena kelebihannya ini, pebisnis olshop disarankan membuat pembukuan dengan metode atau basis akrual. Kamu bisa mengadopsi cara ini begitu bisnis olshop kamu berkembang.
Baca juga:
Tabel Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar juga Cara Membuatnya
Contoh Mudah Membuat Pembukuan Toko Sembako Manual
Ini Cara Usaha Kecil Membuat Pembukuan Sederhana dengan Tulis Tangan
Jenis dan Contoh Pembukuan Bisnis Olshop
Nah, seperti yang sudah dibahas sebelumnya, pembukuan untuk bisnis olshop begitu penting. Kamu bisa membuatnya dengan sederhana dan mudah. Berikut jenis buku yang kamu perlukan dan contohnya yang mudah ditiru.
1. Buku Pemesanan
Buku pemesanan ini berfungsi untuk mencatat semua order atau pemesanan yang masuk. Jangan lupa mencantumkan apakah pesanan tersebut sudah dibayarkan atau belum. Rekap pemesanan selama mingguan, dua mingguan, dan bulanan untuk mendapatkan gambaran besar mengenai permintaan barang terhadap barang olshop kamu.
Contoh buku pemesanan
2. Buku Pengeluaran
Buku pengeluaran ini memperlihatkan ke mana uang kamu dihabiskan. Catatlah semua pengeluaran, baik dari pembelian barang modal, kebutuhan internet, pembayaran web hosting, dan sebagainya di buku ini.
Contoh buku pengeluaran
3. Buku Stok Barang
Buku stok barang adalah mencatat semua persediaan barang, baik yang di gudang, yang baru kamu tambahkan, atau yang baru keluar terjual. Buku ini juga bisa menjadi pengawas jika terjadi selisih barang yang di gudang dengan yang ada. Kamu bisa segera menanganinya jika terjadi kejanggalan dalam stok.
Contoh buku stok
4. Buku Laporan Laba-Rugi
Laporan laba-rugi adalah tujuan dari pembukuan bagi pebisnis olshop. Kamu bisa membuatnya setiap akhir periode bulanan secara sederhana. Laporan ini memperlihatkan, apakah bisnis yang kamu jalankan untung atau rugi. Kamu juga bisa memperkirakan, kapan bisa balik modal. Cara menghitung laba rugi ini mudah. Keuntungan = Pendapatan – Pengeluaran.
Jika pendapatan kamu lebih besar ketimbang pengeluaran, maka bisa dibilang, bisnis yang kamu jalankan menguntungkan. Tetapi, jika pengeluaran lebih besar, maka bisnis kamu merugi. Dengan mengetahui hal ini, kamu bisa mengambil langkah baru untuk meningkatkan atau memperbaiki bisnis kamu.
Contoh buku laba rugi
Demikian cara pembuatan pembukuan keuangan bisnis olshop yang sederhana dan mudah untuk kamu ikuti. Jangan menunda-nunda pembuatannya agar kamu tidak kewalahan mengurusi bisnis olshop yang terus berkembang. Selamat mencoba, semoga usaha kamu semakin maju!
