Bendahara bukanlah jabatan main-main. Ada tanggung jawab besar dalam amanah tersebut. Apalagi bendahara biasanya adalah orang yang dipercaya bisa mengurus keuangan dengan baik. Dengan tanggung jawab tersebut, sudah pasti diperlukan catatan keuangan untuk pertanggungjawaban di kemudian hari. Untuk itulah contoh pembukuan bendahara diperlukan agar bisa ditiru dan digunakan dengan mudah.
Mengapa pembukuan bendahara penting? Seperti disebutkan di atas, bendahara adalah orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, menyetorkan, menatausahakan, dan mempertanggungjawabkan uang milik lembaga atau organisasi. Jadi sebagai bendahara, pembukuan diperlukan sebagai pertanggungjawaban tugas.
Pembukuan bendahara digunakan untuk mencatat siklus penerimaan dan pengeluaran organisasi, sehingga kamu bisa menunjukkan keadaan kas dan realisasi anggaran yang sesungguhnya kepada pimpinan. Jadi pelajari contoh pembukan bendahara di sini, agar kamu tidak hanya dipandang kompeten mengelola dana, tetapi juga menjadi bendahara yang kredibel dan bisa dipercaya.
Proses Pembukuan Bendahara
Sebelum menyusun pembukuan bendahara, ada beberapa proses yang perlu dilakukan terlebih dahulu.
1. Mengumpulkan bukti transaksi
Bendahara harus mengidentifikasi bukti penerimaan dan pengeluaran dari sumbernya. Bukti transaksi ini juga diperlukan jika kamu menemukan kesalahan pencatatan suatu hari nanti atau dimintai pertanggungjawaban pencatatan.
Dokumen pembukuan yang digunakan bendahara antara lain:
- Invoice
- Surat tagihan kuitansi
- Bukti transfer
- Daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA)
- Surat bukti setor
- Surat setoran bukan pajak
- Surat perintah membayar langsung (SPM-LS) gaji sebagai bukti pengeluaran
2. Menganalisis transaksi
Bendahara harus dapat membedakan setiap jenis uang yang ada, apakah sudah menjadi penerimaan atau belum agar tidak salah dalam penyajian laporan keuangan.
3. Mencatat berdasar pada kronologi
Hal penting yang harus dilakukan bendahara adalah segera mencatat transaksi segera setelah transaksi. Jangan menunda agar tidak lupa atau salah catat.
Jenis Pembukuan yang Diperlukan Bendahara
Bendahara umumnya memiliki beberapa jenis pembukuan untuk mencatat transaksi, antara lain:
1. Buku Kas Umum (BKU)
Buku Kas Umum digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan, baik uang masuk (inflow) atau uang keluar (outflow). Artinya, setiap transaksi harus melewati buku kas umum terlebih dahulu.
Buku Kas Umum ini juga merupakan buku induk yang menjadi pusat informasi untuk transaksi yang juga dicatat di buku pembantu. Dalam buku pembantu, tidak ada transaksi lain yang dicatat selain terkait yang dicantumkan di Buku Kas Umum.
2. Buku Pembantu Bendahara
Buku pembantu ini digunakan untuk mencatat beberapa jenis uang untuk setiap jenis kegiatan, misalnya, lelang, piutang jaminan.
Ada sejumlah jenis buku pembantu bendahara
- Buku Pembantu Kas Tunai
Buku ini digunakan untuk mencatat penerimaan (inflow) dan pengeluaran (outflow) yang disetorkan ke Buku Kas Umum. Buku Pembantu kas tunai ini juga digunakan saat ada penerimaan uang dari bank.
- Buku Pembantu Bank
Buku ini digunakan untuk mencatat arus masuk dan keluar pada rekening bank bendahara. Selain itu, buku ini digunakan untuk mencatat saat uang dari bank dipindahkan ke brankas.
- Buku Pembantu Bendahara berdasarkan sumber kas atau jenis kas
Buku ini mencatat berdasarkan sumbernya. Semisal, buku pembantu PNBP umum, Buku Pembantu PNBP Fungsional, buku pembantu kas dana, buku pembantu kas alokasi dana, buku pembantu kas pajak.
Dari jenis buku ini, bendahara harus dapat menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu:
· Berapa uang yang ada pada bendahara?
· Di mana uang itu berada?
· Jenis uang apa yang ada tersebut?
Untuk menjaga pertanyaan berapa uang yang ada pada bendahara, maka dapat melihat Buku Kas Umum. Lalu untuk menjawab di mana uang tersebut berada, maka bendahara dapat melihat buku pembantu kas tunai atau bank. Sedangkan untuk pertanyaan jenis uang yang tercatat, maka dapat melihat buku kas pembantu yang berdasarkan sumbernya.
Baca juga:
Pengertian Sistem Pembukuan Tunggal dan Keunggulannya
Pengertian Pembukuan Usaha, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Tips dan Cara Membuat Pembukuan Sederhana Tulis Tangan
Contoh Pembukuan Bendahara dan Cara Membuatnya
Setelah mengetahui fungsi pembukuan bendahara dan tujuannya, kamu harus mengetahui juga cara pencatatan di pembukuan bendahara.
1. Buku Kas Umum (BKU)
Buku kas umum bendahara umumnya berbentuk skronto atau folio dua halaman. Di dalamnya mempunyati dua muka, berisi halaman debit dan halaman kredit.
Pada buku kas umum, penerimaan dibukukan di sisi kiri (debit) dan pengeluaran dibukukan di sisi kanan (kredit). Pada saat ditutup, jumlah debit harus sama dengan jumlah kredit. Tapi, biasanya terhadap selisih lebih antara sisi debit dan kredit. Bila terjadi lebih di sisi debit, maka selisihnya harus dicatatkan di sisi kredit dengan nama Saldo.
Pada saat pembukaan buku, selisih lebih atau saldo harus dipindahkan ke sisi debit sebagai input pos pertama. Setelah itu, barulah pembukuan diteruskan kembali.
Cara membuat skontro, pertama, kamu buat dulu halaman debit yaitu penambahan dana kas dan asal dananya. Ada 4 kolomnya:
- Kolom 1 berisi tanggal ketika uang atau dana masuk
- Kolom 2 berisi keterangan atau uraian tentang pemasukan secara singkat dan jelas
- Kolom 3 berisi nomor urut bukti adanya uang dana masuk
- Kolom 4 berisi jumlah uang yang masuk sesuai tanggal transaksi
Lalu kamu bisa melanjutkan membuat halaman kredit yang juga memiliki 4 kolom:
- Kolom 1 berisi tanggal transaksi uang keluar
- Kolom 2 berisi keterangan pengeluaran yang dilakukan secara singkat dan jelas
- Kolom 3 berisi nomor urut bukti adanya uang keluar
- Kolom 4 berisi nilai uang yang keluar sesuai tanggal transaksi
Contoh Pembukuan dalam Buku Kas Umum
· Tanggal 5 Februari terdapat saldo kas Rp 5.000.000, sebagai sisa kegiatan dari Bulan Januari
· Tanggal 6 Februari diterima uang anggaran Rp 20.000.000.000 sesuai dengan pagu
· Tanggal 8 Februari dilakukan pembayaran honorarium untuk kegiatan A Rp 3.500.000
· Tanggal 11 Februari dilakukan pembayaran penulisan modul manajemen Rp 2.500.000
· Tanggal 23 Februari mendapat transfer dari dana bantuan hibah Rp 1.000.000
· Tanggal 26 Februari membeli perlengkapan kantor Rp 5.000 dan membayar PPN Rp 500.000
· Tanggal 27 membayar uang muka untuk kegiatan A
· Tanggal 28 penutupan dan membuat saldo
Contoh pembukuan bendahara, menjadi:
Penutupan Buku Kas Umum (Februari 2019)
Posisi Kas : Rp 5.500.000
1. Tunai : Rp 5.500.000
2. Bank : --
2. Buku Pembantu Kas Tunai
Buku Pembantu Kas ini dapat digunakan untuk mengetahui berapa sisa uang (saldo) tunai yang masih ada di dalam kas. Kamu bisa membuat dengan contoh berikut:
Contoh buku pembantu kas tunai
3. Buku Pembantu Kas Bank
Buku Kas pembantu bank ini juga berbentuk skontro. Sisi debit untuk mencatat penerimaan yang masuk melalui rekening bendahara. Sedangkan sisi kredit untuk mencatat pengeluaran uang tunai melalui bank
Debit:
· 6 Februari menerima pagu anggaran Rp 20.000.000 ke bank BRI
· 23 Februari menerima dana hibah Rp 1.000.000 ke bank BRI
Kredit:
· 8 Februari pengambilan dana dari bank BRI sejumlah Rp 10.000.000
· 11 Februari pengambilan dana dari Bank BRI sejumlah Rp 4 juta
· 26 Februari, transfer dana dari Bank BRI sejumlah Rp 5.500.000
· 27 Februari, pengambilan dana dari Bank BRI sejumlah Rp 1 juta
Maka, contoh pembukuan pembantu bank adalah:
