Dalam transaksi jual beli, kamu sering menemukan nota. Terutama di toko retail seperti toko dan supermarket. Nota diberikan setelah konsumen membayar barang yang dibeli atau jasa yang digunakannya. Meskipun bentuknya kecil, peran nota cukup besar dalam transaksi jual beli.
Nota sering menjadi alat bukti pembayaran karena praktis dan mudah dibuat. Buku nota mudah ditemukan di toko alat tulis dengan harga terjangkau. Kamu tinggal mengisi nota tersebut secara manual atau tulis tangan saat ada transaksi penjualan dengan pembeli. Kamu juga bisa dengan mudah membuat nota sederhana di komputer dengan bantuan Microsoft excel.
Salah satu usaha yang sebaiknya menggunakan nota di akhir transaksi adalah toko sembako. Umumnya, toko sembako melayani cukup banyak konsumen. Ini karena barang yang dijual di toko sembako adalah keperluan sehari-hari.
Sembako merupakan singkatan sembilan bahan pokok yang diperlukan sehari-hari. Tetapi, toko sembako menjual beragam produk lebih dari sembilan jenis. Misalnya, beras, minyak goreng, mi instan, telur ayam, gula, garam, tepung terigu, gas elpiji, sampai susu, sayur, dan daging. Toko sembako juga bisa menjual produk lain seperti sampo, sabun, makanan bayi kemasan, pampers, juga alat tulis.
Saat konsumen bertambah dan frekuensi transaksi penjualan cukup tinggi, maka nota akan membawa lebih banyak manfaat ketimbang sebagai bukti pembayaran pembeli. Kamu bisa terus membaca artikel ini untuk menimbang fungsi besar di balik lembaran kecil nota.
Apa Itu Nota?
Nota adalah dokumen yang berisikan daftar barang-barang yang dibeli dan segera dibayarkan. Setelah pembeli melakukan pembayaran, maka nota akan ditandatangani oleh kasir penjual atau dicap “lunas” dan menjadi alat bukti sah bahwa pembayaran sudah dilakukan.
Ciri khas dari nota adalah adanya daftar barang yang dibeli, beserta harga satuan, dan harga keseluruhan pembelanjaan. Dengan nota, pembeli dapat melihat penghitungan yang dilakukan penjual, sehingga tidak ada kecurangan dalam penghitungan harga. Setelah jumlah tersebut disetujui, pembeli akan memberikan sejumlah uang untuk pembayaran.
Pada toko sembako, nota yang biasa diberikan adalah nota kontan. Nota atau bon kontan adalah bukti transaksi pembayaran yang diberikan dari penjual kepada pembeli ketika terjadi pembelian kontan atau langsung. Jadi, pembayaran secara kontan atau tunai dan langsung oleh pembeli adalah karakteristik transaksi yang perlu disertai nota kontan.
Bagi pembeli, adanya nota kontan akan memberikan kenyamanan. Nota kontan dapat menjadi bukti yang sah bahwa telah terjadi pembayaran dan menjadi dokumen legal jika terjadi masalah di masa mendatang. Ambil contoh, ketika pembeli harus melakukan retur atau mengembalikan produk karena kerusakan di masa garansi, nota kontan menjadi bukti bahwa sebelumnya produk tersebut benar dibeli di toko tersebut. Jika nyaman berbelanja di toko sembako kamu, pelanggan kemungkinan besar akan datang kembali.
Bagi penjual, nota kontan diperlukan untuk pengecekan ulang di gudang. Ini karena dalam nota kontan, terdapat penjelasan mengenai produk yang terjual, jumlah barang, harga per satuan, serta total harga keseluruhan.
Fungsi Nota Penjualan Toko Sembako
Nota kontan memiliki peran dan penting bagi transaksi jual beli di toko sembako. Berikut sejumlah fungsinya bagi transaksi perdagangan.
• Nota untuk mengetahui berapa jumlah produk yang terjual
• Nota membantu berapa jumlah total yang harus dibayarkan
• Sebagai tanda terima dan alat bukti yang sah telah ada pembayaran dalam transaksi
• Sebagai dokumen untuk pengecekan penjualan bagi penjual
• Menyimpan informasi penting penjualan karena adanya keterangan jenis barang yang terjual, jumlah barang, harga per satuan, serta total harga yang harus dibayar
• Sebagai sumber data menyusun pembukuan toko
• Sebagai bukti transaksi dan komplain dalam jual beli
Masih banyak fungsi dari nota toko sembako. Namun, dari penjabaran ini, kamu bisa tahu apa saja fungsi nota bagi toko sembako.
Apa Saja Komponen Penyusun Nota untuk Toko Sembako?
Untuk menjadi bukti yang sah terjadi jual beli dan pembayaran, nota kontan harus menyertakan keterangan lengkap. Tetapi, semua keterangan ini dijelaskan secara singkat dan jelas. Beberapa hal yang harus tertera dalam nota kontan yaitu:
• Nama toko atau pemilik usaha, beserta alamat dan nomor telepon yang bisa dihubungi
• Nomor nota
• Tanggal transaksi
• Jenis barang yang dibeli
• Jumlah barang yang dibeli
• Harga barang per satuan
• Total harga barang (kurangkan jika ada diskon dan tambahkan jika ada pajak)
• Tanda tangan penjual yang menerima uang
• Stempel toko lunas jika diperlukan
Baca juga:
Contoh Nota Penjualan, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Arti Harga Pokok Penjualan (HPP) dan Cara Menghitungnya
Contoh Pembukuan Penjualan Harian yang Bisa Ditiru dengan Mudah
Bagaimana Cara Membuat Nota Toko Sembako?
Sebagai langkah awal, kamu cukup membuat nota sederhana. Nota kontan dapat dibuat di atas kertas. Kamu akan mudah menemukan buku nota umum di berbagai toko alat tulis. Kamu hanya perlu menuliskan jenis barang, jumlah barang, dan menghitung total harga, serta membubuhi tanda tangan di atas kertas. Kamu juga bisa membuat nota kontan sendiri dengan cara memesan buku nota yang disertai identitas toko.
Nota biasanya dibuat dua rangkap. Rangkap yang paling atas diberikan kepada pembeli. Sedangkan rangkap kedua di bawah disimpan oleh penjual. Jika kamu ingin membuat nota sendiri, berikut langkah-langkahnya:
1. Buatlah judul nota kontan dengan huruf besar agar terlihat jelas dan tidak mudah terselip dengan dokumen penjualan lainnya.
2. Di bawah judul besar, masukkan nama toko kamu secara lengkap dan singkat di sebelah kanan atas. Ini diperlukan jika pembeli harus datang kembali ke toko.
3. Masukkan tanggal transaksi dan nomor nota di sebelah kiri atas atau sejajar dengan nama toko.
4. Membuat beberapa kolom sejajar:
- Kolom 1: jumlah barang
- Kolom 2: jenis barang
- Kolom 3: harga barang
- Kolom 4: jumlah harga barang per jenis
5. Di bawah kolom 4, jumlahkan semua harga total barang.
6. Masukkan diskon sebagai pengurang, jika ada
7. Tanda tangan penerima uang sebagai bukti pembayaran sudah dilakukan.
Contoh nota toko sembako:
Nota toko sembako bisa dibuat dari toko sembako grosir. Pembeli dari toko sembako grosir antara lain warung dengan skala penjualan lebih kecil atau pembeli langsung. Ini adalah nota toko sembako grosir:
Kesimpulan
Bisa dibilang, toko sembako selalu memiliki pembeli karena menjual produk-produk kebutuhan pokok sehari-hari. Tetapi, menjalankan toko sembako bukan berarti tanpa risiko. Salah satu risiko toko sembako adalah persaingan dengan toko sejenis. Karena prospek yang bagus, banyak orang berminat menggunakan modalnya untuk mendirikan toko sembako. Kamu bisa menemukan toko sembako yang berdekatan dengan toko lainnya.
Membuka toko sembako juga bisa berbuah risiko jika kamu tidak teliti. Penjualan di toko sembako melibatkan banyak pembeli dan berbagai macam produk. Jika kamu tidak teliti menghitung harga dan mengeluarkan barang, bisa-bisa kamu kehilangan barang sedikit demi sedikit.
Selain itu, kamu tidak akan mungkin mengingat semua apa yang sudah terjual hari ini. Karena itu, penting membuat pencatatan mengenai penjualan harian. Jika kamu belum sempat membuat pencatatan, nota penjualan dapat membantu menjadi bukti transaksi. Kamu tinggal merekap nota penjualan di buku kas berikutnya.
Melihat fungsinya yang banyak, nota penjualan banyak membawa manfaat bagi toko sembako. Kamu bisa membuat toko sembako dengan sederhana. Nota ini berisikan nama toko kamu, dan keterangan barang yang ditransaksikan. Yang terakhir, jangan lupa menyimpan dengan baik nota penjualan. Nota ini bisa menjadi bukti telah terjadi transaksi barang yang disepakati oleh pembeli. Sukses terus tokonya!
