Setelah membeli sesuatu di toko kecil atau supermarket, pasti kamu sering mendapatkan nota pembelian setelah melakukan pembayaran. Iya, ini adalah kertas kecil berisikan rincian barang yang kamu beli, beserta harga per barang, lalu dijumlahkan menjadi total pembayaran.
Nota pembelian ini bisa ditulis tangan oleh pihak penjual. Bisa juga bisa dicetak keluar dari mesin cash register, yang kamu kenal dengan istilah struk. Setelah menerima nota pembelian, mungkin kamu segera membuangnya. Ada juga yang menyimpannya sesaat di dompet, sebelum akhirnya membuangnya.
Bentuknya yang kecil dan diterima setelah transaksi selesai membuat banyak orang menyepelekan nota pembelian. Padahal, di balik bentuknya yang kecil, nota ini memiliki banyak kegunaan, lho! Bahkan, bisa membantu kamu dalam menyehatkan kondisi keuangan kamu dan usaha yang kamu jalankan.
Kok, bisa?
Karena itu, yuk, berkenalan dengan nota pembelian, apa fungsinya, dan bagaimana kamu bisa memanfaatkan kertas kecil ini untuk menjaga kesehatan keuangan kamu maupun usaha yang kamu.
Pengertian Nota Pembelian
Nota pembelian atau struk pembelian adalah dokumen atau kertas kecil yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli atas pembayaran sejumlah barang. Nota pembelian ini menjadi alat bukti bahwa transaksi telah selesai dan barang-barang atau jasa yang tertera di dalam nota adalah milik pembeli.
Nota ini diserahkan dari pihak penjual bersama dengan uang kembalian dari pembayaran pembeli jika pembayaran dilakukan secara tunai. Jika pembayaran dilakukan dengan kartu debit, kartu kredit, atau dompet digital, nota diberikan bersamaan dengan resi diterimanya uang dari transaksi digital tersebut.
Berikut contoh nota pembelian yang sering ditemui:
Dari contoh di atas kamu bisa melihat, ada beberapa komponen atau unsur yang harus selalu ada di nota pembelian, yaitu:
- Nama pihak penjual lengkap dengan alamat atau nomor telepon yang dapat dihubungi
- Tanggal transaksi pembayaran
- Nomor nota
- Jenis barang yang dibeli beserta harga per jenis
- Harga total semua barang yang dibayarkan
Dalam nota pembelian jasa, komponennya sedikit berbeda, yaitu:
- Nama pihak pemberi jasa. Lengkap dengan alamat atau nomor telepon yang dapat dihubungi
- Tanggal transaksi pembayaran
- Nomor nota
- Jenis jasa yang digunakan dan harga yang digunakan atas jasa tersebut, misalnya tarif jasa per jam maupun harga jasa per satu fase pengerjaan
- Harga barang atau material yang digunakan dalam pengerjaan jasa, jika ada
- Nilai total yang harus dibayarkan pembeli jasa secara keseluruhan
Bentuk nota bisa saja berbeda-beda. Komponen yang dimasukkan juga bisa ditambahkan sesuai dengan kebutuhan pihak penjual dan pembeli.
Biasanya, nota pembelian ini terdiri dari dua sampai tiga rangkap. Satu sampai dua salinan disimpan oleh penjual sedangkan satu salinan diberikan kepada pembeli. Dengan begitu, pihak penjual maupun pembeli sama-sama mendapatkan catatan mengenai transaksi yang sudah terjadi.
Nota pembelian dibuat rangkap karena memiliki banyak kegunaan bagi pihak penjual maupun pembeli. Simak penjelasan berikutnya, agar kamu tahu lebih banyak mengenai fungsi nota pembelian.
Fungsi Nota Pembelian
Nota pembelian memiliki kegunaan yang berbeda baik untuk pihak penjual maupun pembeli. Karena itu, dalam nota pembelian sebaiknya diberikan kepada pembeli, berapapun nilai transaksinya. Berikut perbedaannya:
Fungsi Nota Pembelian Bagi penjual:
1. Transparansi penghitungan
Nota pembelian berisikan rincian barang dan harga. Sehingga, pembeli dapat mengecek transaksi yang sudah dilakukan sesuai dengan yang terjadi. Dengan begitu, pembeli juga bisa yakin, sejumlah uang yang dikeluarkan untuk pembelian sudah benar sesuai barang yang dia terima.
2. Menjaga kepercayaan pembeli
Karena transparansi tersebut, pihak pembeli dapat memberikan kepercayaan kepada toko penjual setelah melakukan transaksi. Biasanya, pihak penjual yang memberikan nota pembelian kepada pembeli akan mendapatkan pandangan lebih baik dari pembeli ketimbang yang tidak memberikannya.
3. Membantu pencatatan laporan keuangan
Nota disimpan oleh pihak penjual sebagai bukti ada transaksi penjualan. Karena itu, berdasarkan nota tersebut, penjual bisa mencatatkan ada uang masuk dalam buku kas pemasukan. Jika ada kesalahan atau keganjilan dalam laporan keuangan, pihak penjual bisa mengecek kembali nomor nota yang dicantumkan untuk mengecek kembali transaksi penjualan yang pernah terjadi.
4. Membantu pengecekan barang stok
Rincian barang yang keluar dalam catatan nota pembelian bisa dijadikan acuan oleh penjual untuk mengecek kembali barang stok miliknya. Dengan begitu, nota bisa membantu administrasi pencatatan yang lebih baik bagi penjual
Fungsi Nota Pembelian Bagi pembeli:
1. Memastikan transaksi benar
Rangkap nota yang diberikan kepada pembeli ditujukan agar pembeli dapat melakukan pengecekan kembali transaksi yang terjadi. Jika terjadi salah catat harga atau jumlah yang dapat mempengaruhi keseluruhan total pembayaran, kesalahan ini bisa ditemukan segera dan dicari penyelesaiannya.
2. Bukti untuk menukarkan barang
Jika barang yang kamu terima ternyata tidak sesuai atau memiliki cacat (reject), kamu mungkin mau menukarkan kembali barang tersebut ke toko asalnya. Tetapi, pemilik toko membutuhkan bukti bahwa kamu benar-benar membeli barang tersebut dari toko tersebut. Nota pembelian dapat menjadi alat bukti pembelian benar terjadi dari toko tersebut. Tapi, kamu tidak bisa melakukan ini jika di nota yang kamu terima tertera pernyataan awal: barang yang sudah dibeli tidak bisa ditukarkan kembali. Nah, untuk kasus ini, kamu harus memastikan mengecek barang dengan teliti sebelum melakukan pembayaran.
3. Pengingat pengeluaran
Nota bisa menjadi sumber pencatatan pengeluaran kamu. Jika nota pembelian adalah barang-barang modal, maka kamu harus mencatatnya di buku arus kas pengeluaran. Nota dapat dimanfaatkan untuk menelusuri transaksi pengeluaran yang pernah kamu lakukan dan menjadi dasar pertimbangan analisa pengeluaran dalam rentang waktu tertentu.
4. Sumber perbandingan harga
Dari nota yang diterima, kamu dapat melihat rincian harga yang diberikan oleh penjual. Karena itu, kamu bisa membandingkan harga dari toko yang satu dengan toko yang lain untuk barang yang sama. Perbandingan harga ini bisa membantu kamu lebih efisien dalam memilih toko untuk pembelian dengan harga yang lebih baik.
5. Bukti penggantian biaya atau reimbursement
Nota adalah alat bukti yang sah bahwa telah terjadi pengeluaran atas sejumlah barang atau jasa. Sehingga, nota bisa dijadikan alat bukti untuk meminta penggantian atas sejumlah pengeluaran reimbursement dari instansi pihak pembeli.
Baca juga:
Pengertian Nota Kredit, Manfaat, dan Contohnya
Contoh Invoice Penjualan yang Sederhana dan Mudah Dibuat
Cara membuat nota pembelian
Jika kamu adalah pihak penjual atau penyedia jasa, kamu perlu memberikan nota dalam setiap transaksi kepada pembeli, berapapun nilai transaksinya. Kamu sudah mengetahui, bahwa nota pembelian juga memberikan manfaat bagi pihak penjual.
Kamu bisa membuat nota pembelian ini dengan cara tulis tangan, di atas kertas dengan karbon kopi. Atau, kamu juga bisa membuat nota pembelian dengan cara mengeprin atau mencetaknya. Apapun bentuk dari nota ini, perlu diingat, kamu harus membuatnya dalam dua atau tiga rangkap.
Kamu bisa bisa membuat sendiri nota pembelian ini dengan bantuan software Microsoft excel atau Microsoft word dengan bentuk yang sederhana. Tetapi, jangan lupa, ada komponen atau unsur yang harus ada dalam isi nota pembelian:
1. Judul nota pembelian yang besar
2. Nama toko, beserta alamat dan nomor yang bisa dihubungi
3. Nama costumer atau pihak pembeli
4. Nomor nota
5. Kolom untuk membuat rincian pembelian:
- Kolom 1 untuk banyaknya jumlah barang atau kuantitas (QTY)
- Kolom 2 untuk jenis barang yang ditransaksikan
- Kolom 3 untuk harga per barang
- Kolom 4 untuk subtotal harga barang per jenis barang
6. Total pembayaran yang diterimakan
Berikut contoh nota pembelian sederhana yang bisa kamu tiru:
Kesimpulan
Setelah membaca penjabaran di atas, sekarang kamu mengetahui fungsi besar dari nota pembelian. Jangan sepelekan lagi nota untuk pelanggan tokomu atau nota yang kamu terima dari pembelian yang kamu lakukan.
