Dalam dunia bisnis, invoice adalah bagian penting dalam keuangan. Invoice menjadi bukti telah terjadi transaksi antara penjual dan pembeli. Dengan dokumen invoice ini maka kamu dapat melakukan penagihan kepada pembeli. Karena itu, invoice memegang peranan penting dalam finansial. Karena itu membuat invoice tidak bisa dilakukan sembarangan. Untuk mudahnya, kamu bisa melihat contoh invoice tagihan berikut ini.
Dengan melihat contoh invoice tagihan yang benar, maka tidak akan ada kesalahan lagi dalam pembuatan dokumen tersebut. Bayangkan jika kamu menghadapi tagihan macet, pasti arus kas di perusahaan milikmu dapat ikutan macet. Uang yang seharusnya masuk, tidak bisa dibelanjakan kembali menjadi barang modal atau membiayai operasional sehari-hari. Bisa-bisa karena tagihan yang terhambat, urusan finansial perusahaan kamu ikut berantakan.
Pengertian Invoice
Biasanya invoice digunakan jika pembeli memesan barang dalam jumlah yang besar dan perlu memakan waktu untuk mengirim pesanannya. Invoice lebih dikenal dengan sebutan faktur. Jika kamu menjadi pihak yang melakukan penjualan dan penagihan, maka invoice tersebut disebut faktur penjualan. Jika kamu pihak yang menerima tagihan, maka invoice itu disebut faktur pembelian.
Invoice berupa lembaran dokumen yang berisi daftar pembelian yang dikirim, dilengkapi dengan nama, jumlah, harga. Singkatnya, invoice menjadi alat tagih atas pembelian yang tertera pada invoice.
Invoice akan dibuat tiga rangkap.
1. Lembar pertama yang asli untuk pihak penjual melakukan penagihan.
2. Lembar kedua untuk pihak pembeli yang ditagih
3. Lembar ketiga untuk arsip keuangan pihak penjual
Bagi pihak penjual, invoice ini merupakan bukti telah terjadi penjualan dan menjadi alat yang sah untuk menagih pembayaran. Bagi pihak pembeli, invoice menjadi bukti terjadinya pengeluaran. Sedangkan bagi pihak arsip keuangan, invoice menjadi bukti untuk melakukan pencatatan. Dengan begitu, invoice memudahkan tim finansial membuat pembukuan.
Jenis Invoice
Ada beberapa jenis invoice yang dapat digunakan oleh perusahaan. Antara lain:
1. Invoice Tagihan Penjualan
Ini merupakan invoice yang berisikan keterangan dari penjual untuk pembeli, keterangan barang atau jasa yang ditransaksikan, serta jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli. Jika kamu adalah pihak penjual, maka invoice ini disebut sebagai invoice penjualan (faktur penjualan). Jika kamu menerimanya, maka disebut invoice pembelian (faktur pembelian)
2. Invoice interim
Jika pengerjaan atau pengiriman membutuhkan beberapa kali pembayaran, maka kamu bisa menerbitkan invoice sementara atau interim beberapa kali
3. Invoice final
Invoice final akan menjadi seri terakhir dari invoice interim. Invoice final ini menunjukkan bahkan pengiriman atau pengerjaan telah selesai dan tidak aka nada invoice lagi yang akan dikirimkan.
4. Invoice berulang (recurring invoice)
Jika kamu menerbitkan invoice untuk konsumen secara berkala dengan jumlah tagihan yang sama, maka kamu bisa mengirimkan invoice berulang atau recurring invoice. Invoice jenis ini dapat digunakan untuk pelanggan tetap (subscription) atau penyewa tetap.
5. Invoice Proforma
Invoice proforma bersifat sementara. Invoice ini dikirimkan untuk importir sehingga dapat mengkalkulasikan biaya cukai dan pengiriman sebelum pembelian. Tidak ada catatan pembelian di invoice ini.
6. Invoice komersil
Invoice komersil sama seperti invoice proforma, hanya saja bedanya sudah terjadi pembelian untuk barang atau pengerjaan yang diminta.
Fungsi Invoice
Kita akan membahas lebih dalam mengenai invoice tagihan. Selain sebagai dokumen yang sah untuk penagihan, invoice memiliki fungsi lain yang menjadikannya penting bagi finansial perusahaan. Karena itu, pastikan menyimpan invoice dengan baik, sebelum dan sesudah melakukan penagihan.
1. Sebagai bukti sah melakukan penagihan
Invoice berisi identitas penjual dan pembeli dengan cukup lengkap beserta tanda tangan kedua belah pihak. Artinya, pembelian dan pengiriman sudah disepakati kedua belah pihak. Karena itu, invoice menjadi alat yang sah untuk melakukan penagihan saat penjual sudah melakukan kewajibannya.
2. Sebagai dokumen perusahaan
Invoice atau faktur akan menjadi dokumen atau bukti telah terjadi penjualan barang atau jasa. Bagi pihak pembeli, invoice menjadi bukti terjadi pengeluaran. Invoice juga menjadi bukti yang sah ketika mencatatkan transaksi ke pembukuan keuangan.
3. Sumber informasi transaksi jual-beli
Invoice menjadi sumber informasi jual beli karena mencakup keterangan pemasok, konsumen, dan barang atau jasa yang dibeli. Sumber informasi ini pun dapat diolah oleh perusahaan untuk melihat tren permintaan dari pembeli tertentu.
4. Bukti untuk laporan pajak
Dalam invoice akan tertera barang yang kena pajak. Karena itu, invoice yang telah dicatatkan dalam pembukuan dapat menjadi bukti laporan pajak.
Bentuk Invoice
Sesuai dengan cara penagihan yang dilakukan, invoice dapat diterbitkan dengan dua bentuk
1. Dokumen kertas (hardcopy)
Bentuk invoice ini paling sering ditemukan. Invoice dicetak di atas kertas dengan standar pembuatan resmi di setiap perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti yang sah terjadi transaksi dan perlu dibayarkan setelah konsumen mendapatkan barang atau jasa.
2. Dokumen online (softcopy)
Invoice elektronik juga menjadi bukti yang sah untuk penagihan. Bentuk dan isinya tidak berbeda dengan dokumen kertas. Hanya saja, pengiriman invoice dilakukan secara digital. Fungsi invoice elektronik ini pun sah di depan hukum.
Cara Membuat Invoice yang Mudah dan Baik
Setelah kamu mengetahui fungsinya invoice, maka penting untuk membuat invoice dengan baik dan benar. Berikut komponen dalam dokumen invoice:
- Cantumkan kata invoice di atas sebagai judul dokumen
- Ada nomor invoice
- Keterangan perusahaan penjual yaitu, nama perusahaan, alamat, nomor yang dapat dihubungi
- Keterangan konsumen yaitu nama pembeli, beserta alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi
- Tanggal transaksi
- Jenis barang yang dibeli atau jasa yang digunakan
- Harga per barang
- Total harga keseluruhan
- Besaran pajak
- Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak
- Tanda tangan dan nama lengkap pihak yang bertransaksi, sebagai bukti transaksi dilakukan sesuai dengan kesepakatan dua belah pihak.
Baca juga:
Perbedaan Pembukuan dan Pencatatan juga Pengertiannya
Pengertian Invoicing, Fungsi, Bentuk, dan Cara Membuatnya
Contoh Pembukuan Penjualan Harian yang Bisa Ditiru dengan Mudah
Tips Membuat Invoice Antarbisnis (B2B)
- Cek apakah kamu sudah menggunakan nama resmi dalam invoice. Nama resmi perusahaan bisa jadi berbeda dengan nama yang lebih dikenal.
- Jangan mengirimkan invoice kepada individu yang membuat pembelian atau menggunakan jasa. Tanyalah apakah ada departemen keuangan yang dapat menerima invoice
- Buatlah email resmi perusahaan untuk mengirimkan invoice elektronik. Email resmi perusahaan akan memberi imbas psikologis dalam penagihan pembayaran.
Contoh Invoice Tagihan
Invoice adalah faktur penjualan yang dilengkapi dengan kop resmi perusahaan yang diberikan kepada pelanggan sebagai tagihan pembayaran. Faktur ini perlu dikirimkan sebagai pengingat kepada pelanggan untuk membayar sebelum jatuh tempo.
