Pada transaksi jual beli, nota dikeluarkan oleh pihak penjual sebagai bukti pembayaran telah dilakukan oleh pembeli. Nota yang sering kamu temui ini adalah nota kontan. Nah, daripada bingung, ketahui cara membuat nota yang mudah di sini.
Sebelum membahas cara membuat nota, kamu perlu tahu ada sejumlah nota yang dapat diterbitkan sesuai dengan fungsi yang berbeda-beda. Beberapa jenis nota itu antara lain nota kontan, nota debit, dan nota kredit. Ketiga jenis ini berbeda dari penerbitnya, tujuan nota, fungsi, dan bentuknya.
Nota tak selalu diterbitkan oleh pihak penjual. Pembeli bisa menerbitkan nota ketika ada barang yang rusak atau cacat (reject) kepada pihak penjual. Jadi, nota juga bisa digunakan sebagai alat bukti retur atas barang yang sudah dilunasi sebelumnya.
Cara Membuat Nota yang Mudah
Secara umum, kamu akan menemukan keterangan mengenai barang yang sudah ditransaksikan di dalam nota, seperti jenis barang, jumlah barang, dan menghitung total harga, serta membubuhi tanda tangan di atas kertas. Tapi, perbedaaan fungsi nota menjadikan cara membuatnya sedikit berbeda. Simak perbedaan ketiga jenis nota ini agar kamu bisa menggunakannya sewaktu-waktu.
1. Nota Kontan
Nota kontan adalah bukti transaksi jual beli secara tunai yang paling sering kita temui. Nota kontan atau bon kontan adalah bukti transaksi pembayaran yang diberikan dari penjual kepada pembeli ketika terjadi pembelian kontan atau langsung.
Di dalam nota kontan biasanya tertera jenis barang yang dibeli, jumlah barang, harga per satuan dan total harga. Nota kontan juga menunjukkan, barang-barang yang dibeli ini sudah lunas dibayar, dan ditandatangani oleh pemilik toko.
Nota kontan dibuat rangkap dua. Yang paling atas untuk pembeli sedangkan salinan di bawahnya untuk pihak penjual. Jika terjadi kesalahpahaman di masa mendatang, pembeli dapat menunjukkan nota kontan sebagai alat bukti pembayaran yang sah.
Bagi pembeli, adanya nota kontan akan memberikan kenyamanan. Nota kontan dapat menjadi bukti yang sah bahwa telah terjadi pembayaran dan menjadi dokumen legal jika terjadi masalah di masa mendatang. Ambil contoh, ketika pembeli harus melakukan retur atau mengembalikan produk karena kerusakan di masa garansi, nota kontan menjadi bukti bahwa sebelumnya produk tersebut benar dibeli di toko tersebut. Dengan kenyamanan, kemungkinan besar pembeli akan datang kembali ke toko
Bagi penjual, nota kontan diperlukan untuk pengecekan ulang di gudang. Ini karena dalam nota kontan, terdapat penjelasan mengenai produk yang terjual, jumlah barang, harga per satuan, serta total harga keseluruhan.
Di dalam nota kontan biasanya sekaligus tertera jenis barang yang dibeli, jumlah barang, harga per satuan dan total harga. Nota kontan juga menunjukkan, barang-barang yang dibeli ini sudah lunas dibayar, dan ditandatangani oleh pemilik toko.
Cara Membuat Nota Kontan
Kamu bisa membuat nota kontan dari buku nota yang dijual di pasaran. Kamu hanya perlu mengisi mengenai keterangan barang yang ditransaksikan dan harganya. Cara lainnya adalah membuat nota kontan dengan Microsoft excel. Berikut cara membuat nota kontan:
1. Buatlah judul nota kontan dengan huruf besar agar terlihat jelas dan tidak mudah terselip dengan dokumen penjualan lainnya.
2. Di bawah judul besar, masukkan nama toko secara lengkap dan singkat di sebelah kanan atas. Ini diperlukan jika pembeli harus datang kembali ke toko.
3. Masukkan tanggal transaksi dan nomor nota di sebelah kiri atas atau sejajar dengan nama toko.
4. Membuat beberapa kolom sejajar:
- Kolom 1: jumlah barang
- Kolom 2: jenis barang
- Kolom 3: harga barang
- Kolom 4: jumlah harga barang per jenis
5. Di bawah kolom 4, jumlahkan semua harga total barang.
6. Masukkan diskon sebagai pengurang, jika ada
7. Tanda tangan penerima uang
Contoh nota kontan
2. Nota Debit
Nota debit memiliki perbedaan dari nota kontan. Jika nota kontan diterbitkan oleh pihak penjual untuk mereka pembelian, maka nota debit justru diterbitkan oleh pihak pembeli. Fungsi pembeli menerbitkan nota ini adalah sebagai dokumen transaksi adanya retur barang.
Nota debit ini dikeluarkan dan dikirimkan kepada penjual karena ada kerusakan atas barang yang sudah dibayar lunas. Kerusakan ini bisa jadi karena ada kecacatan barang (reject).
Pembeli bisa mengeluarkan nota debit ini untuk mendapatkan kembali barang yang benar, atau pengembalian dana, mendapatkan diskon atas barang tersebut, atau justru menjadikan pelunasan sebelumnya sebagai pengurang utang.
Pihak pembeli akan menunggu respons dari penjual untuk memproses transaksi yang pernah terjadi sebelumnya. Pembuatan nota debit juga dibikin dua rangkap, yaitu untuk penjual dan pembeli
Cara Membuat Nota Debit
Jika kamu adalah pembeli yang merasa dirugikan, kamu bisa membuat nota debit dengan bantuan Microsoft excel. Tahapan menyusunnya seperti ini:
1. Buatlah judul Nota Debit dengan huruf besar agar terlihat jelas dan tidak mudah terselip dengan dokumen penjualan lainnya.
2. Mengisi nomor nota dan tanggal pembuatan nota
3. Mengisi nama toko atau pemasok nota itu ditujukan
4. Nomor dokumen yang barangnya dikembalikan atau dipotong harga
5. Tanggal dokumen atau saat terjadinya transaksi pembelian dana
6. Keterangan nama barang yang mengalami kerusakan
7. Jumlah barang yang dikembalikan beserta harga per satuan, dan total harga barang.
Contoh nota debit
3. Nota Kredit
Banyak orang sering tertukar antara nota debit dan nota kredit. Jadi apa perbedaan keduanya?
Nota debit menjadi bukti pengiriman kembali kepada penjual karena barang yang rusak atau cacat. Sedangkan nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan barang yang sudah dijual dari pihak penjual kepada pihak pembeli.
Cara Membuat Nota Kredit
Nota kredit juga memiliki bentuk yang berbeda dengan nota debit, sejalan dengan fungsinya yang berbeda. Cara membuat nota kredit yaitu:
1. Menuliskan nota kredit sebagai judul di atas agar tidak tertukar dengan dokumen penjualan lainnya
2. Menulis nama toko kamu, alamat lengkap, dan nomor yang bisa dihubungi
3. Menulis nomor nota kredit yang kamu keluarkan
4. Menulis tujuan nota kredit ini
5. Menyertakan keterangan telah menerima barang yang diretur oleh pembeli
6. Membuat keterangan lengkap mengenai barang yang dikembalikan atau barang cacat
- Kode barang
- Jenis barang
- Harga satuan
- Jumlah barang
- Sub total
- Jumlah total
Contoh Nota Kredit
Fungsi Nota
Dari penjabaran di atas, kamu bisa melihat beberapa fungsi nota. Tapi, fungsi utama nota adalah menjaga kepercayaan antara penjual dan pembeli. Jika suatu saat terjadi masalah penagihan, nota dapat digunakan sebagai bukti yang sah bahwa telah terjadi p
Fungsi nota kontan:
1. Sebagai alat bukti yang sah telah ada pembayaran dalam transaksi
2. Sebagai dokumen untuk pengecekan penjualan bagi penjual
3. Menyimpan informasi penting penjualan karena adanya keterangan jenis barang yang terjual, jumlah barang, harga per satuan, serta total harga yang harus dibayar
4. Bentuk kepercayaan antara pembeli dan konsumen
5. Bukti untuk melakukan kembali penukaran barang yang tidak sesuai setelah pelunasan terjadi
Fungsi nota debit:
1. Melakukan koreksi harga produk
2. Melakukan koreksi jumlah barang
3. Sebagai bukti untuk meminta pengembalian dana
4. Pengurangan piutang pembeli jika barang dibeli secara kredit
5. Menjadi bukti dokumen dalam pencatatan keuangan perusahaan
6. Menjadi bukti stock opname agar mengetahui produk yang bermasalah
Fungsi nota kredit:
1. Menjadi tanggung jawab penjual kepada pembeli atas barang yang diretur
2. Dokumen penunjang untuk melakukan revisi pada pembukuan
3. Meminimalisasi kesalahan di lapangan
4. Menjaga hubungan baik antara penjual dan pembeli
5. Mempermudah melacak transaksi atas barang yang bermasalah
6. Meningkatkan kinerja untuk pengembangan usaha
Kesimpulan
Sekarang kamu lebih paham mengenai nota yang beredar dalam transaksi jual beli serta cara membuatnya. Nota berbeda dengan kuitansi yang tidak menyertakan rincian barang pembelian. Sedangkan nota berisikan jenis barang yang ditransaksikan serta keterangan dari pihak penerbit nota.
Jika kamu menjalankan usaha kecil dan menengah, ada baiknya memiliki buku nota sebagai bukti transaksi. Nota dapat menjaga hubungan baik kamu dengan pihak pelanggan dan juga pemasok. Maju terus bisnisnya!
