Download sekarang
  • Media promosi

  • Pembukuan usaha

  • Info bisnis

  • Buku hutang

Cara Membuat Kwitansi Pembayaran yang Baik dan Benar

Cara membuat kwitansi pembayaran yang benar (Foto:123rf.com)
Cara membuat kwitansi pembayaran yang benar (Foto:123rf.com)

Saat melakukan pembayaran untuk transaksi tertentu, kamu pasti pernah mendapatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran. Kwitansi adalah dokumen atau surat tanda telah diterimanya sejumlah uang dari penyetor. Kwitansi pembayaran diberikan oleh penerima uang kepada penyetor sebagai tanda bukti.

Oh, iya, tapi tahukah kamu, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) ejaan yang benar adalah kuitansi. Tetapi, saat ini, penulisan kwitansi masih populer digunakan banyak orang. 

Kembali lagi ke kuitansi. Kuitansi pembayaran berisikan informasi nama penyetor uang, jumlah uang yang diterima, tujuan pembayaran, tanda tangan dari penerima uang. Dengan informasi yang singkat tetapi jelas, kuitansi dapat menjadi alat bukti yang sah bahwa telah terjadi pembayaran.

Kamu juga bisa memberikan kuitansi kepada seseorang yang telah menyetorkan sejumlah uang sebagai tanda bukti pembayaran.

Tapi, apakah kamu sudah tahu cara membuat kuitansi pembayaran yang baik dan benar?

Membuat kuitansi pembayaran dengan baik dan benar adalah penting. Dengan pengisian yang informasi yang jelas, maka kuitansi dapat menjadi alat bukti yang valid dan dapat membantu penyelesaian perkara di masa mendatang. Karena itu, penting untuk mengetahui cara membuat dan mengisi kuitansi dengan baik dan benar.

Fungsi Kwitansi Pembayaran

Fungsi kwitansi pembayaran
Fungsi kwitansi pembayaran

Sebelum kamu mencari tahu bagaimana cara membuat dan mengisi kuitansi pembayaran dengan baik dan benar, kamu perlu tahu juga mengenai fungsi dari kuitansi. Sejumlah fungsi kuitansi antara lain:

1. Sebagai bukti melakukan pembayaran

Fungsi pertama kuitansi adalah sebagai bukti telah diterimanya sejumlah uang sebagai pembayaran. Jika kamu membeli sesuatu dan telah melakukan pembayaran, mintalah kuitansi sebagai bukti yang sah. Andai pembayaran kamu dipertanyakan kembali suatu hari nanti, kuitansi dapat menjadi bukti kuat kamu telah melakukan pembayaran.

2. Sebagai bukti telah menerima pembayaran

Pihak yang menerbitkan kuitansi pembayaran adalah yang menerima sejumlah uang yang disetorkan. Pembuatan kuitansi menjadi bukti bahwa mereka telah menerima sejumlah pembayaran. Pihak yang mengeluarkan kuitansi wajib mencantumkan dengan jelas nama pembayar agar tidak ada sengketa di masa mendatang.

3. Sebagai bukti pembayaran bukan jual beli

Kuitansi pembayaran juga bisa menjadi dokumen atau surat tanda penerimaan sejumlah uang yang bukan berasal dari jual beli. Semisal telah menyerahkan uang iuran, kamu berhak menerima kuitansi sebagai bukti pembayaran.

4. Sebagai bukti kepemilikan

Sebagai tanda telah adanya pembayaran, kuitansi bisa menjadi bukti telah memiliki barang yang ditransaksikan. Dengan begitu, kamu juga bisa menunjukkan kuitansi pembayaran jika mau melakukan retur atau pengembalian barang.

5. Sebagai bukti di depan pengadilan

Sebagai alat bukti yang sah, kuitansi dapat dihadirkan di persidangan jika terjadi perkara di masa mendatang.  

Cara Membuat Kwitansi Pembayaran

Setelah mengetahui fungsi dari kuitansi, kamu juga perlu mengetahui cara membuat kuitansi. Kuitansi ini bisa kamu berikan kepada seseorang yang sudah menyetorkan sejumlah dana dan memerlukan tanda terima.

Pada dasarnya, kamu bisa membeli buku kuitansi yang ada di pasaran. Jika kamu membeli buku ini, kamu tinggal mengisi dengan tulis tangan setiap kali ada transaksi pembayaran. Biasanya, buku kuitansi ini terdiri dari dua bagian, sebelah kanan dan kiri yang bisa dirobek pada tengahnya. Rangkap kanan disimpan untuk penerima uang. Sedangkan rangkap kiri diberikan kepada penyetor uang.

Tetapi, kamu juga bisa membuat sendiri kuitansi pembayaran ini. Kamu hanya memerlukan software Microsoft Word untuk membuatnya. Kamu pun bisa membuat kuitansi pembayaran yang sederhana tetapi tetap sah sebagai bukti pembayaran. Yang terpenting, jangan melupakan sejumlah unsur yang penting dalam mengisi kuitansi.

Karena itu, selain mencari tahu mengenai cara membuat kuitansi pembayaran, kamu juga perlu mengetahui cara mengisi kuitansi pembayaran yang baik dan benar.

Berikut cara membuat kuitansi pembayaran dengan Microsoft Word:

1. Bukalah halaman kosong di Word. Lalu kamu perlu memasukkan tabel dengan cara Insert Table.

Masukan tabel 2X1. Artinya, dua kolom ke samping, dan satu baris ke bawah. Perbesar tabel sesuai dengan keperluan kuitansi kamu.

Begini tampilannya dalam lembaran Word:

2. Memberi label Kwitansi. Kendati ejaan yang benar adalah Kuitansi, tulisan yang populer di tengah masyarakat masih Kwitansi. Kamu bisa menggunakan ejaan yang populer ini untuk membuat lembar kuitansi.

Berikut contohnya saat kamu mulai mengisi tabel Kwitansi.

3. Membuat format Kwitansi sebelah kiri. Tabel kuitansi ini umumnya terbagi dua. Yang sebelah kiri akan menjadi rangkap yang disimpan oleh penerima uang. Sedangkan rangkap kanan yang lebih lebar, diperuntukkan bagi pemberi atau penyetor uang.

Isikan informasi nomor kuitansi, tanggal, terima dari, jumlah uang yang dibayarkan, serta tujuan pembayaran. Nah, begini jadinya setelah kamu isi:  

4. Buatlah format Kwitansi sebelah kanan yang diperuntukkan bagi penyetor uang. Informasi yang dibutuhkan antara lain:

- nomor kuitansi
- tempat dan tanggal dibuat kuitansi
- nama lengkap penyetor uang
- jumlah uang yang dibayarkan (dalam tulisan dan angka)
- tujuan pembayaran
- tanda tangan penerima dan nama jelas
- tanda tangan penyetor dan nama jelas

Berikut contohnya:

Cara Mengisi Kwitansi

Saat mengisi kuitansi, penulisan dengan jelas dan lengkap adalah keharusan. Jangan lupa mengisi setiap isian yang diperlukan agar tidak ada salah informasi di masa mendatang. Berikut cara mengisi kuitansi pada umumnya:

1. Mengisi nomor kuitansi untuk membedakan setiap pencatatan pembayaran.

2. Mengisi tempat ditandatangani kuitansi, serta tanggal pembayaran.

3. Mengisi nama lengkap pemberi uang sesuai dengan KTP. Pencantuman nama sesuai KTP memudahkan dalam penyelesaian perkara di masa mendatang.

4. Mengisi terbilang dengan jumlah yang dibayarkan. Kamu perlu mengisi dengan tulisan yang dapat dibaca.

6. Mengisi tujuan pembayaran dengan jelas, singkat, dan mencantumkan informasi yang penting.

7. Membubuhkan tanda baca titik (.) dalam setiap akhir penulisan kuitansi. Tanda titik yang dibubuhkan di akhir penulisan di kuitansi memberi keterangan kalimat telah selesai dan tidak ada penambahan lagi.

8. Mengisi jumlah pembayaran dalam bentuk angka di kolom sebelah kiri bawah.

9. Membubuhkan tanda tangan, baik pihak penerima uang maupun penyetor uang.

10. Dibubuhi cap basah dari pihak penerima uang

11. Apabila kuitansi memerlukan meterai, maka tanda tangan harus di atas materai.

Bentuk Kwitansi Pembayaran

Bentuk kwitansi
Bentuk kwitansi

Dalam transaksi sehari-hari, kamu bisa menemukan dua jenis kuitansi pembayaran, yaitu yang manual dan digital. Keduanya sama-sama memiliki kekuatan hukum sebagai alat bukti pembayaran. Begini beda dari keduanya:

Kuitansi Pembayaran Manual

Banyak kuintansi dibuat secara manual dengan tulis tangan. Biasanya, bentuk kertas kuitansi ini memanjang ke samping. Isi dari kuitansi manual ini antara lain:

1. Buku kuitansi biasanya terdiri dari dua bagian. Ada bagian besar yang bisa dirobek untuk orang yang melakukan pembayaran. Sedangkan bagian kecil disimpan oleh penerima uang.

2. Kuitansi bisa dibuat rangkap. Bagian atas diberikan kepada pemberi pembayaran. Sedangkan bagian di bawahnya disimpan oleh penerima uang.

3. Memuat informasi umum yang dimuat dalam kuitansi. Antara lain, nama pemberi uang, jumlah uang yang diserahkan dalam bentuk angka dan huruf, tanggal penyerahan uang, dan nama lengkap dan tanda tangan penerima uang.

Kuitansi Pembayaran Digital

Seiring dengan perkembangan di bidang teknologi, kuitansi pembayaran juga dibuat secara digital dan dikirim dengan digital. Tujuan kuitansi ini untuk memudahkan seorang penjual untuk mencetak kuitansi dan menyimpan kuitansi digital tersebut sebagai salinan.

Kelebihan kuitansi digital adalah tidak rusak seperti kuitansi kertas. Tetapi, file kuitansi di komputer kemungkinan dapat hilang karena salah simpan. Karena itu, perlu mengatur tempat agar mudah mengakses kuitansi ini.  

Kuitansi pembayaran dalam bentuk digital juga mudah disimpan di ponsel atau komputer. Selain itu mudah dikirim untuk keperluan pembukuan.

Kesimpulan

Nah, dari penjelasan di atas, kamu sudah bisa mengetahui alasan kuitansi pembayaran begitu penting disertakan saat ada pembayaran. Kamu juga bisa membuatnya sendiri dengan bantuan komputer. Yang terpenting, jangan lewatkan informasi yang perlu dicantumkan dalam kuitansi pembayaran. Dengan informasi yang lengkap dan jelas, kuitansi dalam menjadi alat bukti yang valid dan bisa diajukan dalam penyelesaian perkara di masa mendatang. Selamat mencoba!

Yuk, mudahkan pembukuan usahamu dengan BukuMitra!

Download di Google Play Store