Invoice menjadi hal yang lumrah untuk penagihan pembayaran barang atau jasa. Untuk itulah kemampuan membuat invoce yang benar sangat diperlukan untuk pengusaha seperti kamu. Biar tidak salah kaprah, inilah cara membuat invoice yang benar dan mudah.
Namun sebelum membahas cara membuat invoice, ada baiknya kamu memahami apa itu invoice, jenis-jenisnya, dan fungsi invoice. Dengan begitu maka pemahaman kamu akan dokumen ini semakin baik, sehingga bisa mendapatkan manfaat sebesar-besarnya.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah faktur, yaitu dokumen yang diberikan oleh pihak penjual kepada pembeli sebagai tagihan pembayaran. Isi dari invoice mencakup informasi mengenai transaksi pembelian dan nilai yang harus dibayar, di samping informasi lainnya. Invoice berbeda dengan pesanan pembelian (purchase order) ataupun bukti pembayaran (nota).
Karena fungsinya sebagai alat tagih pembayaran yang sah, invoice menjadi dokumen yang penting dalam keuangan perusahaan. Jika kehilangan invoice, kamu tidak akan dapat melakukan penagihan pembayaran kepada pembeli. Hal ini membawa risiko kehilangan pendapatan. Ketika terjadi piutang macet dan kehilangan pendapatan, arus kas secara keseluruhan bisa ikut terhambat.
Fungsi Invoice
1. Sebagai bukti sah melakukan penagihan
Invoice berisi identitas penjual dan pembeli dengan cukup lengkap beserta tanda tangan kedua belah pihak. Artinya, pembelian dan pengiriman sudah disepakati kedua belah pihak. Karena itu, invoice menjadi alat yang sah untuk melakukan penagihan saat penjual sudah melakukan kewajibannya.
2. Sebagai dokumen perusahaan
Invoice atau faktur akan menjadi dokumen atau bukti telah terjadi penjualan barang atau jasa. Bagi pihak pembeli, invoice menjadi bukti terjadi pengeluaran. Invoice juga menjadi bukti yang sah ketika mencatatkan transaksi ke pembukuan keuangan.
3. Sumber informasi transaksi jual-beli
Invoice menjadi sumber informasi jual beli karena mencakup keterangan pemasok, konsumen, dan barang atau jasa yang dibeli. Sumber informasi ini pun dapat diolah oleh perusahaan untuk melihat tren permintaan dari pembeli tertentu.
4. Bukti untuk laporan pajak
Dalam invoice akan tertera barang yang kena pajak. Karena itu, invoice yang telah dicatatkan dalam pembukuan dapat menjadi bukti laporan pajak.
Cara Membuat Invoice yang Benar
Setelah mengetahui fungsinya invoice, maka penting untuk membuat invoice dengan baik dan benar. Kamu juga bisa membuatnya dengan komputer agar terlihat profesional atau resmi. Kamu bisa melengkapinya dengan logo perusahaan, serta penggunaan tulisan yang sesuai dengan brand perusahaan kamu.
Ini 6 langkah membuat invoice dengan baik dan benar:
1. Membuat keterangan dokumen invoice
- Mencantumkan kata invoice sebagai judul dokumen
Penulisan invoice dengan besar di atas bagian dokumen akan memudahkan dokumen ini dikenali sebagai invoice. Kamu juga akan lebih mudah menemukan dokumen ini di tengah bukti penjualan lainnya. Begitu juga bagi pembeli, maka invoice akan lebih mudah ditemukan di antara bukti pengeluaran lainnya, sehingga mendorong langkah pembayaran.
- Memiliki nomor invoice
Setiap invoice harus memiliki nomor unik yang berbeda per transaksinya. Nomor invoice ini untuk memastikan pembeli menerima invoice yang benar. Dalam pembukuan keuangan, nomor unik ini juga berguna agar tidak terjadi duplikasi pencatatan.
2. Mencantumkan keterangan para pihak
- Pihak penjual.
Masukkan nama resmi perusahaan kamu di invoice beserta keterangan alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Biasanya, nama resmi ini berbeda dengan brand yang lebih populer di telinga konsumen. Jika ingin lebih mudah dikenali, maka sertakan nama brand lewat pencantuman logo yang biasanya tercantum di kiri atas invoice, dekat dengan identitas resmi perusahaan.
Sebagai tambahan, kamu juga perlu mencantumkan nama sales atau canvasser yang bertanggungjawab menjadi pemasar produk atau jasa yang diorder pelanggan.
- Pihak pembeli.
Sertakan juga nama pihak pembeli, beserta alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Jika alamat pengiriman berbeda dengan alamat pembeli, sertakan alamat pengiriman, nama penerima, dan nomor yang bisa dihubungi.
Mencantumkan nama pembeli, pelanggan, atau kostumer yang jelas adalah penting. Dengan begitu, kamu bisa menghindari masalah salah tagih. Jika ada kesulitan dalam penyediaan barang atau pekerjaan yang diminta, maka kamu juga bisa segera menghubungi pihak pembeli untuk mencari penyelesaiannya.
3. Membuat keterangan jenis barang/jasa.
Keterangan ini menggambarkan barang atau jasa apa yang dibeli. Kolom yang harus tercantum dalam keterangan ini yaitu:
- Jenis barang yang dibeli atau jasa yang digunakan
- Harga per barang
- Total harga keseluruhan
- Besaran pajak
- Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak
4. Mencantumkan keterangan pengiriman
- Kamu perlu mencantumkan juga cara pengiriman barang di dalam invoice. Cara pengiriman ini akan mempengaruhi biaya pengiriman dan perkiraan waktu sampai produk yang diminta. Kamu bisa menentukan jatuh tempo sesuai dengan standar tenggat waktu yang perusahaan berikan atau berdasarkan kesepakatan yang sudah dibuat dengan pembeli.
5. Membuat keterangan pembayaran dan tanda terima
- Kamu harus menyertakan tanggal pembelian dan jatuh tempo pembayaran di dalam invoice. Bagi pihak pembeli, ini sebagai pengingat waktu pembayaran. Bagi penjual, kamu bisa mengetahui kapan ada pendapatan masuk dan segera mencatatkannya dalam pembukuan.
- Cantumkan nomor rekening perusahaan lengkap dengan bank dan nama pemilik rekening, sebagai alternatif pembayaran via elektronik.
- Bubuhi tanda tangan dan nama lengkap dari pihak keuangan perusahaan penjual dan sediakan tempat untuk tanda tangan pihak penerima.
6. Buatlah invoice dalam tiga rangkap.
- Lembar pertama yang asli untuk pihak penjual melakukan penagihan
- Lembar kedua untuk pihak pembeli yang ditagih
- Lembar ketiga untuk arsip keuangan pihak penjual
Bagi pihak penjual, invoice ini merupakan bukti telah terjadi penjualan dan menjadi alat yang sah untuk menagih pembayaran. Bagi pihak pembeli, invoice menjadi bukti terjadinya pengeluaran. Sedangkan bagi pihak arsip keuangan, invoice menjadi bukti untuk melakukan pencatatan. Dengan begitu, invoice memudahkan tim keuangan membuat pembukuan.
Baca juga:
Contoh Invoice Tagihan yang Bisa Kamu Tiru dengan Mudah
Contoh Laporan Keuangan Sederhana Excel dan Cara Mudah Membuatnya
Cara Membuat Pembukuan Keuangan Usaha Kecil
Tips Membuat Invoice
- Cek apakah kamu sudah menggunakan nama resmi dalam invoice. Nama resmi perusahaan bisa jadi berbeda dengan nama yang lebih dikenal.
- Jangan mengirimkan invoice kepada individu yang membuat pembelian atau menggunakan jasa. Tanyalah apakah ada departemen keuangan yang dapat menerima invoice
- Buatlah email resmi perusahaan untuk mengirimkan invoice elektronik. Email resmi perusahaan akan memberi imbas psikologis dalam penagihan pembayaran.
Bentuk Invoice
Sesuai dengan cara penagihan yang dilakukan, invoice dapat diterbitkan dengan dua bentuk
1. Dokumen kertas (hardcopy)
Bentuk invoice ini paling sering ditemukan. Invoice dicetak di atas kertas dengan standar pembuatan resmi di setiap perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti yang sah terjadi transaksi dan perlu dibayarkan setelah konsumen mendapatkan barang atau jasa.
2. Dokumen online (softcopy)
Invoice elektronik juga menjadi bukti yang sah untuk penagihan. Bentuk dan isinya tidak berbeda dengan dokumen kertas. Hanya saja, pengiriman invoice dilakukan secara digital. Fungsi invoice elektronik ini pun sah untuk melakukan penagihan.
Kesimpulan
Demikian cara membuat invoice yang baik dan benar bagi usaha kamu. Invoice memiliki banyak fungsi terutama alat penagihan yang sah, yang pasti penting bagi keuangan perusahaan. Jadi, pastikan kamu membuatnya secara resmi, mencantumkan kedua belah pihak yang bertransaksi, dan mencantumkan nilai pembayaran yang harus dilunasi oleh pembeli. Selamat mencoba!
