Menagih utang merupakan perkara yang gampang-gampang susah. Jika si peminjam mengetahui kewajibannya untuk membayar utangnya, tentu penagihan utang menjadi mudah. Tetapi, jika si peminjam tidak berkomitmen membayar utang, tentu penagihan utang menjadi sangat susah.
Untuk memudahkan penagihan utang, kamu bisa membuat surat penagihan utang kepada si peminjam. Surat ini bisa dikirimkan lebih awal sebelum jatuh tempo, sehingga si peminjam bisa mempersiapkan pembayaran utang. Surat ini juga bisa dibuat selang beberapa hari setelah jatuh tempo, namun kamu belum menerima pembayarannya.
Surat ini juga bisa menjaga kamu tetap sopan dalam menagih. Alih-alih menghubungi langsung dan terbawa emosi dalam penagihan, kamu bisa membuat penagihan menjadi profesional dan sopan.
Surat penagihan utang pun cukup mudah dibuat. Simak terus tulisan ini untuk mengetahui cara membuat surat penagihan utang dengan sopan dan profesional, serta contohnya.
Apa itu Surat Penagihan Utang?
Seperti namanya, surat penagihan utang adalah surat yang dikirimkan oleh pemberi pinjaman (kreditur) kepada peminjam (debitur) untuk mengembalikan utang atau barang yang dipinjam.
Tujuan dari surat penagihan utang yaitu agar si peminjam segera membayarkan utangnya sesuai dengan kesepakatan yang dilakukan.
Kesepakatan tersebut, baiknya berdasarkan surat perjanjian utang piutang yang dibuat sebelumnya atau kesepakatan lisan dengan saksi-saksi yang pernah dibuat sebelumnya.
Surat penagihan utang ini dapat dilakukan untuk berbagai penagihan. Misalnya,
- Surat penagihan utang pribadi
- Surat penagihan utang dagang
- Surat penagihan utang pembayaran proyek
Fungsi dari Surat Penagihan Utang
Surat penagihan utang memiliki sifat yang penting. Apalagi dalam bisnis, pemberian utang atau piutang dapat mempengaruhi kas perusahaan. Jika terkena piutang macet, kamu harus menombok dulu biaya operasional sampai utang tersebut dibayarkan. Jika piutang benar-benar macet, kamu terkena risiko kehilangan uang yang seharusnya bisa dipakai untuk bisnis kamu.
Berbagai fungsi surat penagihan utang yaitu:
- Sebagai pengingat bagi peminjam
Surat penagihan utang yang dikirimkan sebelum jatuh tempo utang dapat mengingatkan peminjam untuk mempersiapkan dana pembayaran utang yang akan jatuh tempo dalam waktu dekat. Jika sudah jatuh tempo, maka surat penagihan utang mengingatkan bahwa ada tunggakan utang yang belum terselesaikan.
- Memberikan efek desakan penagihan
Penagihan utang bukan perkara mudah. Apalagi ketika berhadapan dengan peminjam yang tidak memprioritaskan kewajiban pembayaran utangnya. Surat penagihan utang yang berbentuk pemberitahuan tertulis diharapkan dapat memberikan efek agar si peminjam lebih merespons mengenai pembayaran utangnya.
- Mengatur piutang
Kamu bisa meminta respons balasan dari peminjam utang dalam surat penagihan utang. Peminjam mungkin memberi respons segera membayarkan utang tepat waktu atau meminta perpanjangan jatuh tempo. Dengan begitu, kamu juga dapat mengatur mana piutang yang segera terbayarkan, mana yang masih tertunggak. Dengan begitu, kamu juga bisa mengatur posisi kas lebih awal untuk memenuhi kebutuhan kamu.
- Sebagai bukti ada transaksi sebelumnya
Surat penagihan utang menjadi bukti telah ada transaksi jual beli sebelumnya yang belum dibayarkan. Dalam arsip keuangan perusahaan, surat ini menjadi penting untuk mengatur posisi kas, arus penjualan, dan stok barang.
- Menghindarkan denda peminjam dan sengketa keuangan
Surat penagihan utang ini juga bisa menghindarkan pembeli atau peminjam dari denda yang disepakati. Dalam utang dagang atau pembelian barang dan jasa dengan kredit, biasanya ada denda keterlambatan pembayaran. Agar utang pembeli tidak makin besar dan justru makin sulit dibayarkan, kamu bisa mengingatkan kewajiban pembayaran utang lebih dini lewat surat ini.
Cara Membuat Surat Penagihan Utang
Dalam surat penagihan utang, ada beberapa komponen yang harus dicantumkan. Komponen ini menjadi sumber informasi mengenai tagihan yang belum terbayarkan.
Komponen yang harus ada di surat penagihan utang antara lain:
1. Kop surat dan tanggal pembuatan surat
Kop surat dan tanggal pembuatan surat menunjukkan jenis surat dan tanggal pembuatannya.
2. Nomor urut surat
Nomor urut ini untuk menunjukkan nomor penagihan, sehingga mudah memantau tahapan penagihan.
3. Isi surat
Cantumkan dengan jelas jumlah utang yang harus dibayarkan dan jatuh temponya.
4. Nomor order
Jika utang merupakan pembelian yang dilakukan kredit oleh pelanggan, maka cantumkan juga nomor order atau nomor nota yang pernah dibuat dalam transaksi jual beli sebelumnya.
5. Detail barang
Dalam surat penagihan utang, kamu juga bisa mencantumkan detail barang yang telah dibeli dan belum dibayarkan oleh pelanggan. Dengan begitu, pelanggan bisa mengingat kembali utangnya.
6. Penutup surat
Dalam penutup surat, kamu bisa mengingatkan kembali bahwa utang segera dibayarkan sesuai jatuh tempo. Jika sudah melewati jatuh tempo, ingatkan bahwa ada denda atau penalti yang dapat memperberat si peminjam. Kamu juga bisa mengingatkan bahwa ada konsekuensi hukum jika terus menunggak utang.
Contoh Surat Penagihan Utang
1. Contoh Surat Penagihan Utang Pribadi
Kepada Yth,
Bapak Amir Ansyah
Di tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan surat perjanjian utang piutang tertanggal 21 Februari 2022, Bapak Amir memiliki utang Rp 10.000.000 (sepuluh juta rupiah) yang sudah jatuh tempo pada 22 April 2022.
Kami meminta Bapak Amir Ansyah segera melunasi utang jatuh tempo paling lambat 5 hari setelah tanggal surat ini.
Pembayaran dapat dilakukan dengan transfer melalui rekening Bank XX dengan nomor rekening XXXXXXXX An. Abdurrahman Wibowo.
Demikian surat ini disampaikan. Mohon memberikan balasan atas surat ini disertai dengan bukti pembayaran. Terimakasih atas kerja samanya.
Bandung, 24 April 2022
Salam hormat,
Abdurrahman Wibowo
2. Contoh Surat Penagihan Utang Dagang
Toko Bersama Maju
Jalan Raden Ajeng No. 10
Bandung
23 April 2022
Nomor: 230422/SPU1
Lampiran: Nota penjualan NPj/015-15032022
Perihal: Penagihan pembayaran
Kepada Yth,
Bapak Rudi Yanto
Toko Aneka Camilan
Jalan Anggrek Kencana, Bandung
Dengan hormat,
Bersama dengan surat ini, kami memberitahukan bahwa Saudara Rudi Yanto memiliki kewajiban pembayaran Rp 6.000.000 untuk transaksi yang dilakukan pada 15 Maret 2022.
Bersamaan dengan surat ini, kami menyertakan foto kopi dari bukti pembelian sesuai dengan faktur NPj/015-15032022.
Mengingat sudah melewati 5 (lima) hari dari batas pelunasan, maka diharapkan Bapak Rudi Yanto melunasi pembelian sejumlah barang sesuai dengan faktur.
Demikian pemberitahuan ini. Kami sampaikan terimakasih.
Hormat kami,
Toko Bersama Maju
Krismanto,
Manager Keuangan
Contoh Surat Penagihan Utang Kelanjutan Pembayaran
CV Bersama Maju
Jalan Anggrek Kencana
Nomor: SPH/20052022/03
Bandung, 20 Mei 2022
Perihal: Kelanjutan Pembayaran Barang
Kepada Yth,
Manager
CV Bersama Mahardika
Jalan Gatot Subroto, Bandung
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami memberitahukan, berdasarkan catatan tanggal 15 Januari 2022, telah dikirimkan dikirimkan kepada CV Bersama Mahardika sebanyak 15 paket peralatan kantor dengan total nilai Rp 15.000.000.
Sesuai dengan surat perjanjian tertanggal 12 Januari 2022, maka CV Bersama Mahardika akan membayar dengan tiga kali pembayaran dengan nilai Rp 5.000.000 setiap jatuh tempo, yaitu 15 Maret 2022, 15 April 2022, dan 15 Mei 2022.
Namun, kami belum menerima pembayaran ketiga yang sudah jatuh tempo 15 Mei 2022 sebesar Rp 5.000.000.
Mohon kejelasan mengenai rencana pembayaran tagihan ketiga tersebut. Apabila, CV Bersama Mahardika sudah melakukan pembayaran sebelumnya, mohon mengirimkan surat balasan dan bukti pembayaran.
Dimohon kerja samanya untuk segera melakukan pembayaran. Sebelum dan sesudahnya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
CV Bersama Maju
Anissa,
Manager Keuangan
Kesimpulan
Demikian cara membuat surat penagihan utang bagi pribadi dan utang dagang. Surat penagihan utang ini memiliki banyak fungsi yang mempermudah kegiatan utang piutang yang dilakukan.
Kelebihan dari surat ini adalah kamu bisa melakukan penagihan dengan sopan dan profesional. Kamu bisa membuat surat ini untuk menagih utang kepada teman, rekan bisnis, pelanggan, atau pemberi kerja. Semoga bermanfaat
