Dalam kegiatan perdagangan sehari-hari, utang-piutang lumrah terjadi. Terkadang kamu berutang kepada pemasok, terkadang pelanggan yang berutang kepada kamu. Ketika kamu membeli sesuatu dan belum membayarnya, maka kamu sedang berutang. Tetapi, jika kamu menjual suatu barang atau jasa dan pelangganmu belum membayarnya, maka kamu memiliki piutang usaha.
Piutang usaha atau piutang dagang sendiri seperti pedang bermata dua. Mungkin kamu enggan memberikan piutang karena khawatir dengan risiko gagal bayar si pengutang. Ketika pemilik utang tidak membayar, maka arus kas kamu yang terganggu. Mungkin ketakutan ini yang membuat kamu enggan memberikan piutang.
Tetapi, piutang usaha juga membawa manfaat lain untuk bisnis. Dengan catatan, kamu memang harus dapat mengelolanya dengan baik agar tidak terjadi piutang macet. Jadi, piutang justru membawa manfaat bagi bisnis.
Agar lebih jelas, mari membahas lebih dalam mengenai piutang usaha agar kamu juga mengetahui bagaimana mengelola piutang agar tetap sehat.
Apa itu piutang dagang?
Piutang usaha atau account receivable adalah hak atau tagihan kepada pihak lain yang memiliki utang. Kamu juga bisa menyebut piutang usaha adalah ketika ada pembelian secara kredit dari pelanggan. Secara gampang, piutang adalah penjualan barang, tetapi kamu belum menerima uangnya.
Piutang usaha harus dibuat dengan kesepakatan bersama. Jangan sampai, piutang merugikan pihak penjual. Jangan juga membuat ketentuan yang malah membuat pembeli tidak bisa membayar utangnya. Karena itu, piutang usaha biasanya disertai masa jatuh tempo yang sudah disepakati.
Utang piutang memang memiliki konotasi yang jelek dalam pembayaran. Tetapi, piutang tidak selalu jelek bagi usaha.
Manfaat memiliki piutang usaha yang sehat:
- Membuka peluang penjualan lebih lebar
Piutang usaha pada dasarnya memberikan waktu kepada pelanggan untuk membayar. Dengan begitu, kamu membuka peluang penjualan lebih lebar lagi.
- Meningkatkan keuntungan
Dengan penambahan penjualan, kamu membuka peluang untuk meningkatkan keuntungan perusahaan
- Mengenal pelanggan lebih baik
Saat mengelola piutang usaha, kamu akan menemukan mana pelanggan dengan keuangan yang baik dan mana yang buruk. Mendatang, kamu dapat menyeleksi pelanggan yang bertransaksi denganmu adalah dengan kondisi keuangan baik sehingga transaksi jual beli dapat berjalan untuk jangka panjang.
Cara Menjaga Piutang Usaha Tetap Sehat
Salah satu risiko terbesar pemberian piutang usaha adalah piutang macet. Bayangkan, memiliki piutang tidak sehat saat seharusnya kamu sudah menerima pembayaran. Dalam kondisi tersebut, kamu pun berpeluang kehilangan barang karena sudah diserahkan kepada pembeli. Yang ada, arus kas di perusahaanmu bisa ikut kacau.
Agar tidak mengganggu arus kas perusahaan, kamu harus dapat mengelola piutang usaha. Rangkaian manajemen piutang ini meliputi perencanaan (planning), pengawasan (monitoring), dan pengendalian piutang (controlling).
Pengendalian piutang usaha harus dilakukan agar kamu bisa menemukan piutang yang memang benar milik perusahaan, memastikan piutang dapat ditagih, serta sesuai dengan kebijakan mengenai piutang perusahaan. Terganggunya pengendalian utang bisa membawa dampak buruk bagi arus kas perusahaan.
Agar tidak keteteran melakukan pengendalian piutang, berikut sejumlah langkah yang bisa kamu ambil:
1. Membuat limit piutang usaha
Setiap perusahaan memiliki ketahanan arus kasnya masing-masing. Ada yang bisa menahan penundaan pembayaran hanya satu minggu, ada juga yang bisa bertahan sampai 90 hari. Umumnya, perusahaan dapat membuat jatuh tempo piutang dalam waktu 5 – 90 hari kerja. Tetapi, penentuan jatuh tempo harus disesuaikan dengan kondisi keuangan masing-masing.
Bukan hanya jatuh tempo, kamu juga harus membuat ketahanan penundaan pembayaran dalam nilai nominal. Jika usahamu memiliki daya tahan jika ada penundaan pembayaran Rp 10 juta per hari, maka jangan menambah piutang yang membuat piutang bertambah menjadi Rp 12 juta keesokan harinya. Jangan sampai, penambahan limit piutang mengganggu kamu dalam memenuhi kewajiban utang ke pemasok, bank, pemenuhan operasional, atau pembelian kembali barang modal.
2. Menyaring pelanggan yang dapat menerima piutang usaha
Dengan berjalannya waktu, kamu akan menemukan pelanggan yang dapat menerima piutang. Pelanggan ini memiliki rekam jejak penjualan yang stabil sehingga dapat membayar pinjamannya dengan baik.
Hindari pemberian piutang kepada pembeli yang memiliki risiko kesulitan melakukan pembayaran kembali. Setiap piutang memanglah harus ditagih. Tetapi, jika berhadapan dengan debitur yang kesulitan membayar atau pun debitur nakal, tentu kamu harus mengeluarkan tenaga dan waktu lebih besar untuk mengejar kembali piutang.
3. Membuat ketentuan untuk potongan kredit
Jika kamu memang dapat mengelola piutang dengan baik dan piutang usaha jelas-jelas membawa keuntungan bagi usaha, kamu dapat memberikan potongan kredit kepada pelanggan. Misalnya, potongan utang jika dapat membayar dalam tempo 1 minggu pertama. Ini akan mendorong debitur menyelesaikan utangnya lebih cepat.
4. Membuat ketentuan untuk tunggakan piutang usaha
Kamu juga harus menetapkan ketentuan di awal mengenai tunggakan utang. Penyelesaian tunggakan utang ini sebaiknya sudah disepakati dengan pelanggan agar tidak terjadi kesalahpahaman di masa mendatang.
5. Melakukan penggolongan piutang usaha
Agar perputaran piutang berjalan lancar, kamu harus membuat tabel piutang. Tabel ini berisikan mana piutang yang perlu segera ditagih, mana yang sudah jatuh tempo, mana debitur yang baik dan mana yang buruk. Setiap golongan ini memerlukan cara penagihan yang berbeda.
6. Membuat invoice yang tertib administrasi
Invoice adalah surat bukti adanya piutang usaha dan menjadi dokumen untuk penagihan. Kamu perlu membuat invoice yang tertib administrasi agar dapat melakukan penagihan dengan benar dan menjadi dasar pencatatan di pembukuan dengan baik.
Bagaimana Jika Piutang Usaha Tidak Tertagih?
Jika pembeli belum membayar sampai jatuh tempo, maka pembeli tersebut bisa disebut dengan istilah gagal bayar. Kamu bisa mengambil keputusan lain terkait piutang macet tersebut. Berikut sejumlah cara untuk menangani piutang tak tertagih:
1. Melakukan pengelompokkan piutang
2. Melakukan follow up
3. Melakukan penagihan dengan lebih agresif
4. Menjatuhkan denda keterlambatan
5. Menerapkan kebijakan pembatasan kredit
6. Mem-black list pelanggan yang mengalami piutang macet
7. Mengalihkan piutang atau menjual piutang yang tidak tertagih
Perlu diingat, dalam menagih secara agresif kepada pelanggan, harus dilakukan dengan cara yang tidak melanggar ketentuan hukum. Penagihan dengan kekerasan dan disertai dengan sita jaminan paksa dapat dikenakan pasal mengenai pencurian, pencurian dengan kekerasan, atau perampasan. Karena itu, dalam menyesuaikan masa jatuh tempo, nilai yang boleh dikredit, haruslah sesuai dengan kemampuan perusahaan dagang kamu untuk memberikan piutang.
Posisi Piutang Usaha dalam Laporan Keuangan
Pencatatan piutang usaha dalam laporan keuangan akan tercantum di aset. Piutang usaha atau dagang diakui dan dapat dicatatkan saat barang diserahkan kepada pembeli atau saat jasa diselesaikan sesuai pesanan pembeli.
Pencatatan piutang bisa dilakukan dengan metode akuntansi basis akrual. Dengan metode akuntansi ini, pencatatan transaksi bisa dilakukan ketika terjadi, baik dibayar tunai maupun belum ada pembayaran.
Kesimpulan
Piutang usaha tidak selalu jelek bagi perkembangan usaha. Malah, dengan piutang, kamu bisa membesarkan usahamu. Pastikan kamu mengelola piutang usaha dengan baik agar membawa keuntungan bagi perusahaan. Jangan lupa mencatatkan piutang usaha ini pada pembukuan keuangan perusahaan.
