Pengertian Nota Kredit, Manfaat, dan Contohnya

Pengertian nota kredit dan contohnya (Foto:123rf.com)
Pengertian nota kredit dan contohnya (Foto:123rf.com)

Kamu mungkin sering melihat nota dalam transaksi jual dan beli. Lembaran kecil yang biasanya berisikan rincian transaksi dan nominal pembayaran, mudah ditemukan di toko kecil dan supermarket. Mungkin kamu juga masih menyimpannya di dompet untuk menghitung ulang total pengeluaran di akhir bulan. 

Nota yang sering kamu lihat itu adalah nota kontan. Biasanya, nota kontan diberikan setelah ada pembayaran dari pembeli. Nota atau yang sering juga disebut sebagai bon ini bisa menjadi alat bukti bahwa transaksi jual beli sudah dilakukan. Selain nota kontan, sebenarnya juga ada nota kredit.

Dalam dunia dunia perdagangan, nota yang sering digunakan bukan hanya nota kontan. Ada juga yang dinamakan nota kredit dan nota debit. Namun banyak orang sering tertukar antara keduanya. Lalu bagaimana perbedaan antara dua nota tersebut dan apa pengertian nota kredit? 

Nota debit kerap tak bisa dipisahkan dari nota kredit. Tetapi, tulisan ini akan lebih dalam melihat apa itu nota kredit, kapan digunakan, dan bagaimana contohnya.

Pengertian nota kredit

Jika kamu membeli barang lalu mendapatinya rusak atau cacat, kamu mungkin berkeinginan mengembalikan barang tersebut. Apalagi, jika kamu adalah reseller yang memesan barang dalam jumlah banyak. Terkadang, kamu tidak dapat memeriksa dengan cepat adanya barang reject seketika saat menerima barang kiriman. Setelah membongkar belanjaan, barulah kamu melihat barang cacat atau rusak yang akan sulit dijual.

Nota yang harus kamu kirimkan kembali kepada pemasok untuk pengembalian barang adalah nota debit. Nanti, pihak penjual akan memproses nota kamu dan akan menerbitkan nota kredit.

Menurut kamus Kemdikbud, nota kredit adalah suatu surat bukti terjadinya pengurangan piutang usaha karena ada pengembalian barang yang terjadi.

Jika kamu membeli barang tersebut dengan cara utang, maka nota kredit menjadi bukti bahwa pihak penjual telah mengurangi piutang usaha atas nama kamu. Terkadang, barang yang cacat tidak perlu dikembalikan, tetapi kamu mendapatkan pengurangan harga. Saat mengembalikan sejumlah uang kamu, penjual juga akan menyertakan nota kredit.

Jadi, nota kredit adalah surat atau dokumen yang sengaja diterbitkan oleh pihak penjual sebagai bukti pengurangan piutang usaha karena adanya retur barang. Retur barang ini ada banyak penyebabnya. Selain rusak atau cacat, retur bisa dilakukan ketika barang dagangan yang diambil pembeli tidak laku, sehingga pembayaran tidak bisa disetorkan kepada pihak pemasok.

Manfaat nota kredit

Manfaat nota kredit
Manfaat nota kredit

Pada dasarnya, nota dibuat untuk menjaga kepercayaan antara penjual dan pembeli. Begitu juga nota kredit yang dibuat berdasarkan persetujuan penjual dan pembeli. Ini untuk menghindari kesalahpahaman di masa mendatang.

Seperti pada pembuatan nota pada umumnya, nota kredit juga harus dibuat dalam dua rangkap. Satu lembaran untuk pembeli, dan lembaran lainnya untuk pihak penjual sebagai dokumentasi.

Bagi pembeli, nota kredit menunjukkan tanggung jawab penjual untuk mengurangi piutang pembeli saat ada barang yang harus dikembalikan karena rusak.

Bagi penjual, nota kredit menjaga tertib administrasi dan menghindari hitungan yang tidak masuk akal dalam laporan keuangan. Saat membuat laporan keuangan, penjual tetap memasukkan nilai pembelian di kolom pemasukkan, tetapi disertai keterangan ada nota kredit. Ini menunjukkan ada pengembalian dana atau pengurangan piutang akibat ada retur dari pembeli. Nota kredit juga harus memuat nomor unik sehingga dapat ditelusuri kembali saat memeriksa laporan keuangan.

Dari penjabaran di atas, kamu bisa melihat, ada banyak manfaat nota kredit. Beberapa manfaat itu yaitu:

1. Menjadi tanggung jawab penjual kepada pembeli atas barang yang diretur

2. Dokumen penunjang untuk melakukan revisi pada pembukuan

3. Meminimalisasi kesalahan di lapangan

4. Menjaga hubungan baik antara penjual dan pembeli

5. Mempermudah melacak transaksi atas barang yang bermasalah

6. Meningkatkan kinerja untuk pengembangan usaha 

Cara membuat nota kredit

Cara membuat nota kredit
Cara membuat nota kredit

Sejalan dengan fungsinya, begini cara membuat nota kredit:

1. Menuliskan nota kredit sebagai judul di atas agar tidak tertukar dengan dokumen penjualan lainnya

2. Menulis nama toko kamu, alamat lengkap, dan nomor yang bisa dihubungi

3. Menulis nomor nota kredit yang kamu keluarkan

4. Menulis tujuan nota kredit ini

5. Menyertakan keterangan telah menerima barang yang diretur oleh pembeli

6. Membuat keterangan lengkap mengenai barang yang dikembalikan atau barang cacat

- Kode barang

- Jenis barang

- Harga satuan

- Jumlah barang

- Subtotal harga barang per jenis

- Jumlah total

Contoh nota kredit

 

Kesimpulan

Dari keterangan di atas, kamu dapat melihat, nota kredit memiliki fungsi yang penting dalam dunia jual beli. Tidak semua transaksi selalu berjalan dengan mulus. Karena itu, penting membuat dokumen yang jelas untuk menyelesaikan masalah dan menjaga dokumentasi tetap tertib administrasi. Nota kredit yang dibuat rangkap dua, untuk pembeli dan penjual menjaga kepercayaan dua belah pihak, sehingga relasi dagang dapat dibangun dengan baik untuk jangka panjang.