Suatu perusahaan tidak selalu dapat membeli barang atau jasa dengan cara tunai. Banyaknya barang dan jasa yang dibutuhkan dalam operasional mendorong perusahaan membeli suatu barang dari pemasok atau menggunakan jasa dari vendor dengan cara utang. Kamu bisa menyebut vendor yang diutangi atau supplier yang belum dibayar ini sebagai kreditur.
Secara umum, utang adalah kewajiban untuk mengembalikan barang atau sejumlah uang yang telah dipinjam sampai tanggal jatuh tempo. Dalam dunia dagang, utang adalah kewajiban membayar barang atau jasa yang telah dibeli sesuai dengan jatuh tempo.
Terhadap utang-utangnya ini, perusahaan harus cermat mencatat. Soalnya, perusahaan biasanya memiliki lebih dari satu kreditur. Tentu tidak akan mudah mengingat-ingat berapa sisa utang yang belum dibayar atau kapan pembayaran selanjutnya.
Untuk memudahkan pengelolaan utang, setiap kali ada utang dagang, kamu harus membuat kartu utang. Setiap kartu utang untuk satu kreditur saja. Pencatatan di kartu utang akan membantu perusahaan mengelola utang.
Jika kamu belum tahu bagaimana bentuk kartu utang dan fungsinya, simak penjelasan berikut. Sebelum itu, kamu perlu tahu dulu apa itu utang dan apa itu kartu utang.
Pengertian Kartu Utang
Kartu utang adalah salah satu sarana untuk mencatat utang perusahaan terhadap setiap kreditur atau vendor. Kartu ini menyajikan penambahan dan pengurangan saldo utang secara terperinci. Informasi yang terdapat di dalam kartu utang antara lain, nama kreditur, nomor rekening, syarat pembayaran utang, dan nomor bukti mutasi atau perpindahan dana.
Kartu utang merupakan salah satu prosedur yang dicatatkan di bagian utang dagang perusahaan (account payable). Utang dagang ini muncul saat perusahaan memutuskan membeli suatu barang atau jasa dengan kredit. Setiap perusahaan harus membayar utangnya sesuai kesepakatan dengan kreditur atau vendor.
Dengan begitu, catatan akuntansi yang ada di utang dagang yaitu:
- Kartu utang
- Jurnal pembelian, jurnal yang digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit
- Jurnal pengeluaran kas, jurnal yang mencatat pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan.
Dasar pencatatan yang ada di kartu utang adalah jurnal pembelian dan pengeluaran kas. Prosedur pencatatan utang di account payable yaitu:
- Faktur/ nota pembelian dari pemasok atau vendor dicatatkan dalam jurnal pembelian.
- Informasi dalam jurnal pembelian kemudian dimasukkan ke dalam kartu utang.
- Pengeluaran uang kas untuk pembayaran utang dicatatkan di jurnal pengeluaran kas.
- Catatan jumlah utang yang sudah dibayarkan dicatatkan juga ke dalam kartu utang.
Transaksi yang mempengaruhi pencatatan di kartu utang antara lain:
- Pembelian secara kredit
- Retur pembelian secara kredit
- Transaksi pembayaran utang
Contoh Kartu Utang
Kartu utang merupakan salah satu cara perusahaan mencatat utang dagang. Setiap kartu utang dibuat untuk mencatat satu kreditur atau vendor. Agar lebih jelas, berikut contoh kartu utang yang umumnya dimiliki perusahaan.
- Nama PT: diisi nama perusahaan pembuat kartu utang.
- Judul Kartu Utang: untuk menunjukkan lampiran ini merupakan kartu utang.
- Nama kreditur dan alamat kreditur: diisi dengan nama kreditur atau vendor. Setiap kartu utang hanya mencatatkan satu nama kreditur atau vendor.
- Syarat pembayaran: diisi dengan cara pembayaran yang disepakati, apakah tunai atau transfer.
- Nomor rekening: diisi nomor rekening kreditur
- Bank dan a/n: diisi dengan nama bank yang digunakan kreditur dan penanggung jawab penerima uang tersebut.
- Tanggal: diisi dengan tanggal pembelian dan pembayaran setiap angsuran atau pelunasan sesuai jatuh tempo.
- Keterangan: diisikan dengan penjelasan pembelian barang atau jasa.
- Nomor bukti: diisi dengan semua bukti pembelian dan pembayaran, baik nota pembelian, nota pembayaran, kwitansi, atau bukti transfer dana.
- Pembelian: diisi dengan jumlah atau nominal pembelian awal.
- Pembayaran: diisi dengan jumlah pembayaran, baik setiap angsuran atau pelunasan utang.
- Saldo: Diisi dengan sisa terutang baik setelah pembelian atau setelah dikurangi angsuran.
Kamu harus mengisi kartu utang setiap kali ada mutasi dana. Jangan menunda karena bisa menyebabkan pencatatan terlewat dan terjadi permasalahan di masa mendatang. Isilah setiap kolom di kartu utang dengan jelas dan lengkap. Jangan lupa menyimpan semua bukti pembayaran dan catat nomor bukti di kartu utang.
Nantinya, setiap kartu utang akan dimasukkan ke file tersendiri. Setiap kali ada pembayaran melalui kas atau bank kepada kreditur, akuntan atau tim keuangan perusahaan akan mecatatkannya di kartu utang tersebut.
Jadi, dengan kartu utang ini, perusahaan bisa mendapatkan informasi terbaru mengenai nilai terutang dari setiap vendor atau kreditur. Jadi, kartu utang memudahkan perusahaan mengetahui dengan pasti kondisi utangnya.
Fungsi Kartu Utang
Kartu utang memiliki banyak fungsi bagi perusahaan. Ini karena utang adalah bagian penting dalam keuangan perusahaan. Keberadaan utang harus diawasi dengan benar karena dapat mempengaruhi beban perusahaan. Semakin utang ditumpuk, maka semakin berat beban perusahaan.
Ketika perusahaan melewatkan pembayaran saat jatuh tempo atau tidak dapat membayarkan tepat jumlah, maka perusahaan berpotensi terkena denda atau tambahan bunga yang makin memberatkan kondisi perusahaan. Kreditur atau vendor juga bisa saja membawa permasalahan utang ini ke jalur hukum yang dapat membahayakan kelangsungan perusahaan.
Beberapa fungsi kartu utang yaitu:
- Mencatat mutasi saldo atau penambahan dan pengurangan utang terhadap kreditur.
- Mengingatkan perusahaan akan masa jatuh tempo.
- Sebagai bukti pembayaran utang.
- Memudahkan mencari informasi mengenai rincian utang, seperti nama kreditur, jumlah, tanggal transaksi, atau syarat pembayaran.
- Menjadi referensi pencatatan di buku besar utang.
- Membantu penyelesaian jika ada perbedaan dengan jumlah utang kepada kreditur-kreditur dan yang tercatat secara total di buku besar utang.
Kesimpulan
Perusahaan umumnya memiliki utang dagang baik kepada pemasok atau kepada vendor. Ada banyak alasan perusahaan memiliki utang. Alasan utamanya adalah banyaknya kebutuhan operasional yang tidak memungkinkan perusahaan membayar semua kebutuhannya secara tunai. Selama dapat dikelola dengan baik, utang di tubuh perusahaan tidaklah buruk. Bahkan, utang yang sehat dapat membantu perusahaan berkembang.
Salah satu cara perusahaan mengelola utangnya dengan baik adalah dengan memiliki kartu utang. Fungsi kartu utang adalah mencatat utang terhadap setiap kreditur atau vendor perusahaan. Pencatatan yang kronologis dan cermat membantu perusahaan mengetahui besaran utang dan kapan jatuh tempo harus dibayarkan.
Kartu utang ini tidak terlepas dari jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas. Ketiga unsur ini menjadi bagian dari utang dagang atau account payable. Akun utang dagang ini akan dicatatkan dalam buku besar. Kartu utang akan dapat menjadi referensi pencatatan di buku besar, sehingga dapat membantu penelusuran ketika ada kesalahan pencatatan.
Karena pentingnya utang dagang terhadap kelangsungan usaha, jangan sampai kamu lalai mencatatkan mutasi utang di kartu utang. Pengelolaan utang dagang yang baik dapat menjaga usaha kamu dari gagal bayar utang dan mendukung perkembangan usaha.
