Pengertian Kartu Piutang, Cara Membuat, dan Contohnya

Pengertian kartu piutang dan contohnya (Foto:123rf.com)
Pengertian kartu piutang dan contohnya (Foto:123rf.com)

Jika kamu pelaku usaha kecil menengah, pasti tidak lepas dengan pelanggan yang ingin menunda pembayaran. Pemberian piutang ini wajar saja dan bahkan dapat menarik pelanggan. Namun, pemberian piutang harus dikelola dengan sehat. Jika salah mengelola, bisa-bisa uang kamu tidak kembali dan kehilangan modal. Kamu tentunya tidak mau ini terjadi.

Piutang dagang terjadi ketika kamu memberikan barang dan jasa kepada pelanggan secara kredit. Akibat dari piutang ini adalah adanya tagihan kepada pelanggan secara berkala. Karena itu, kamu perlu pembukuan piutang berupa kartu piutang.

Bagaimana kartu piutang membantu pengelolaan usaha kamu, simak penjelasan di bawah ini. Kamu juga sebelumnya perlu tahu mengenai pengertian kartu piutang, cara membuatnya, dan bagaimana contohnya.  

Apa itu Kartu Piutang?

Kartu piutang adalah buku besar pembantu untuk mencatat mutasi piutang pelanggan. Setiap kartu piutang digunakan untuk mencatat satu pelanggan dan kegiatan piutangnya. Mutasi yang dicatat adalah setiap kali pelanggan membeli barang dengan cara kredit dan pembayaran yang dia lakukan sehingga terjadi pengurangan utang.

Pada kartu piutang dicatatkan nama pelanggan atau debitur, besaran nilai piutang, dan keterangan mengenai kegiatan kredit dan pembayaran utang. Karena itu, fungsi kartu piutang antara lain untuk:

- Memudahkan penagihan kepada pelanggan debitur.
- Mengawasi arus piutang perusahaan setiap waktu.
- Mengetahui kredibilitas pelanggan, apakah merupakan debitur yang baik atau tidak.

Apa Saja Dokumen Pendukung Kartu Piutang?

Dokumen pendukung kartu piutang
Dokumen pendukung kartu piutang

Sebelum tercatat di kartu piutang, kamu perlu tahu dulu dokumen pencatatan piutang dan dokumen akuntansinya yang digunakan untuk dipindahkan ke kartu piutang. Dokumen ini digunakan untuk pencatatan apakah piutang 

Dokumen pencatatan piutang, antara lain:

  • Faktur penjualan: Faktur penjualan muncul ketika terjadi penjualan secara kredit. Faktur ini dibuat setelah kamu memberikan produk atau jasa kepada pelanggan tetapi belum dibayar. 
  • Bukti Kas Masuk (BKM): Sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang karena pembayaran utang. Ketika pelanggan membayarkan utangnya, maka kita akan mendapat bukti kas masuk. Nah, BKM ini yang dicatatkan dalam kartu piutang. 
  • Nota kredit: Nota Kredit digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan. Ini adalah bukti telah terjadinya pengembalian barang, sehingga mengurangi piutang.  
  • Memo: Digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Penghapusan piutang juga perlu bukti transaksi, salah satunya memo. 

Dokumen Akuntansi, antara lain: 

  • Jurnal Penjualan. Ini merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit.
  • Jurnal Retur Penjualan. Ini adalah jurnal khusus untuk mencatat retur penjualan. Jurnal ini jarang dibuat karena umumnya mencatatkan retur penjualan langsung pada jurnal memorial atau jurnal umum. Ketika terjadi retur penjualan, maka piutang debitur dikurangi.
  • Jurnal Memorial / Jurnal Umum: Jurnal ini berfungsi untuk mencatat retur atau mencatat penghapusan utang. 
  • Jurnal Penerimaan Kas. Ketika debitur atau pelanggan kamu melakukan pembayaran utang, artinya kamu menerima kas. Uang kas ini masuk ke jurnal penerimaan kas.

Alur Pencatatan Kartu Piutang

Dari dokumen akuntansi di atas kamu bisa melihat ada alur pencatatan di kartu piutang.
- Ketika ada penjualan kredit, maka piutang suatu debitur bertambah.
- Ketika ada pembayaran piutang, retur penjualan, pelunasan piutang, maka piutang debitur berkurang.  

Siapa yang Membuat Kartu Piutang?

Yang membuat kartu piutang
Yang membuat kartu piutang adalah bagian akuntansi

Departemen yang menangani piutang adalah bagian akuntansi. Berikut tugas akuntan terkait kartu piutang:

  • Tugas Pencatatan. Akuntan harus melakukan pencatatan setiap debitur dalam kartu piutang atau arsip faktur terbuka. Kartu piutang berfungsi sebagai buku pembantu piutang yang digunakan untuk merinci rekening kontrol piutang dalam buku besar. 
  • Pernyataan. Bagian piutang ini harus menghasilkan pernyataan atau account receivable statement secara periodik dan mengirimkannya kepada setiap debitur. Fungsinya adalah untuk mengingatkan bahwa debitur memiliki kewajiban (utang) kepada kamu. 
  • Catatan. Akuntan harus menyediakan catatan riwayat kredit setiap debitur yang memudahkan penyediaan data untuk memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan mengikuti data penagihan setiap debitur. Dengan catatan ini di kartu piutang, kamu bisa melihat seberapa lancar debitur melakukan pembayaran utangnya. Jika debitur lancar, maka kamu bisa mempertimbangkan memberikan piutang kembali kepada debitur tersebut. Namun, jika debitur terlihat macet atau tidak sesuai janji, maka kartu piutang bisa menjadi dasar bagi kamu untuk tidak pernah memberikan piutang lagi kepada pelanggan tersebut. 

Apa Saja Metode Pencatatan di Kartu Piutang?

  • Metode Konvensional. Metode ini artinya posting ke kartu piutang berdasarkan atas data yang ada di dalam jurnal. Pencatatan di jurnal sendiri sudah berdasarkan bukti-bukti transaksi yang ada. Jurnal khusus ini menjadi acuan dasar mengisi kartu piutang. 
  • Metode posting langsung ke kartu piutang. Metode ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu posting harian dan posting periodik. Posting harian langsung di post di KP dengan tulisan tangan. Jurnal hanya memasukkan total transaksi saja, atau tidak dirinci. Sedangkan posting periodik akan ditunggu sampai beberapa hari lalu diposting ke KP. Penagihannya juga bersiklus, misalnya setiap bulan. 
  • Metode Pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping). Ini artinya, faktur langsung dicatat ke arsip faktur yang sekaligus berfungsi sebagai Kartu Piutang. 
  • Metode pencatatan piutang dengan komputer.

Bagaimana Cara Pencatatan ke Kartu Piutang 

Sebelum melakukan pencatatan di kartu piutang, kamu perlu tahu komponen apa saja yang ada di dalam kartu piutang.

1. Nama CV, PT atau perusahaan kamu

2. Judul Kartu Piutang

3. Nomor rekening pelanggan

4. Nama pelanggan. Setiap kartu piutang digunakan untuk mencatat satu pelanggan atau untuk masing-masing pelanggan.

5. Alamat Pelanggan

6. Halaman lembar kartu piutang

7. Syarat pembayaran sesuai kesepakatan dengan pelanggan

8. Batas kredit

9. Tanggal transaksi

10. Keterangan, diisi dari sumber pencatatan sebelumnya. Misalnya dari nota kredit, transaksi penjualan kredit, penghapusan piutang, atau transaksi pembayaran piutang yang akan mengurangi piutang.

11. Nomor bukti. Ini adalah dokumen yang digunakan misalnya, faktur penjualan (FPJ), bukti kas masuk (BKM), dan nota kredit (NK).

12. Mutasi. Mutasi diambil dari beberapa jurnal. Terdiri dari Debit (D) dan Kredit (K). Posisi mengisi D dan K sesuai dengan pencatatan di jurnal sebelumnya. Jika di jurnal sebelumnya tercatat di Debit, maka dicatatkan juga sebagai Debit di Kartu Piutang.
- Ketika piutang bertambah, maka dicatatkan di Debit. Ketika piutang berkurang, ada di kredit.
- Ketika terjadi penjualan secara kredit, maka dicatatkan di kolom Debit Kartu Piutang.
- Ketika terjadi retur penjualan, penghapusan piutang, atau pembayaran piutang yang menyebabkan piutang berkurang, maka dicatatkan di kolom mutasi Kredit.  

13. Saldo. Saldo berfungsi untuk mencatat efek dari mutasi. Jika ada penjualan kredit Rp 10 juta (D) dan piutang dibayarkan oleh pelanggan sebesar Rp 3 juta (K), maka sisa saldo piutang masih ada Rp 7 juta. 

 Bagaimana Contoh Pencatatan Kartu Piutang?

Ambil contoh piutang yang diberikan CV Herbalindo Jaya kepada sejumlah pelanggannya.

1 Juni 2019, dijual barang dagangan kepada Toko Lisa secara kredit Rp 5.100.000 (FJ001).

2 Juni 2019, dijual barang dagangan kepada Toko Dika Cemerlang secara kredit dengan nilai Rp 2.000.000 (FJ002).

3 Juni 2019, Toko Lisa melakukan retur karena barang rusak Rp 100.000 (NK001).

4 Juni 2019, dijual barang dagangan kepada Toko Bersama Maju secara kredit Rp 3.000.000 (FJ003).

6 Juni 2019, diterima pelunasan piutang dari Toko Lisa atas Faktur Penjualan 001, senilai Rp 5.000.000. (BKM001)

7 Juni 2019, diterima pembayaran sebagian piutang dari Toko Dika Cemerlang atas Faktur Penjualan 002/FJ002, senilai Rp 1.000.000. (BKM002).

8 Juni 2019, dijual barang dagangan kepada Toko Lisa secara kredit Rp 3.000.000 (FJ004).

9 Juni 2019, diterima pembayaran sebagian piutang Toko Bersama Maju atas Faktur Penjualan 003 senilai Rp 2.000.000. (BKM003)

10 Juni 2019, diterima pelunasan oleh Toko Dika Cemerlang atas Faktur Penjualan 002 senilai Rp 1.000.000 (BKM004).

11 Juni 2019, dijual barang dagangan kepada Toko Dika Cemerlang dengan Faktur Penjualan FJ005 senilai Rp 2.500.000. (FJ005)

12 Juni 2019, dijual barang kepada Toko Bersama Maju secara kredit senilai Rp 1.000.000 (FJ006).

14 Juni 2019, diterima pembayaran dari Toko Bersama Maju Rp 1.000.000 untuk Faktur Penjualan 003. (BKM005).

15 Juni 2019, diterima pembayaran dari Toko Bersama Maju Rp 1.000.000 untuk Faktur Penjualan 006. (BKM006). 

Dengan catatan ini, maka pencatatan di Kartu Piutang yaitu: 

Untuk Pelanggan Toko Lisa

Untuk Pelanggan Toko Dika Cemerlang

Untuk Pelanggan Toko Bersama Maju

Kesimpulan

Demikian cara memposting di kartu piutang. Kamu bisa menggunakan kartu piutang untuk mempermudah penagihan, mengawasi kegiatan piutang, dan menilai kredibilitas pelanggan. Setiap piutang memiliki risiko. Karena itu, pastikan kamu bisa mengelola piutang dengan baik agar usaha kamu berkembang. Sukses terus bisnisnya!