Contoh Nota Kredit dan Manfaatnya dalam Retur Barang

Contoh nota kredit (Foto:123rf.com)
Contoh nota kredit (Foto:123rf.com)

Tidak semua transaksi dalam perdagangan bisa berjalan dengan mulus. Ada kalanya transaksi jual beli tersendat dan menemukan masalah. Entah itu salah catat harga, salah jumlah pengiriman barang, salah jenis barang, atau pembeli menerima barang rusak atau cacat. Kesalahan ini dapat berujung pada retur atau pengembalian barang oleh pembeli.  

Nah, persoalan retur inilah yang memerlukan bukti berupa nota kredit. Jika kamu kesulitan untuk membuat nota kredit, kamu bisa melihat contoh nota kredit berikut ini. Nota kredit diperlukan untuk retur barang yang perlu diselesaikan antara penjual dan pembeli.

Penyelesaian ini juga termasuk pengembalian barang atas barang yang belum dibayarkan oleh pembeli atau berupa utang. Biasanya, retur berpeluang terjadi antara pemasok dan reseller yang mengambil barang dalam jumlah banyak. Mungkin ada beberapa kesempatan, di mana pembeli mendapati barang yang perlu dikembalikan atau ditukarkan lagi kepada penjual sebelumnya.  

Ada sejumlah alasan retur biasanya terjadi. Antara lain, karena barang yang diterima cacat atau rusak, salah menerima seri barang, atau barang tidak laku terjual oleh reseller, sesuai dengan ketentuan retur yang disepakati. 

Penyelesaian transaksi ini harus diinformasikan dengan jelas dan memiliki alat bukti yang sah. Dalam kasus ini, penjual bisa menggunakan nota kredit sebagai alat komunikasi untuk menyatakan telah menerima barang yang dikembalikan, serta menyelesaikan masalah utang piutang dengan pihak pembeli.

Untuk lebih dalam mengenal nota kredit, simak penjelasan berikutnya. Artikel ini akan membahas mengenai apa itu nota kredit, apa bedanya dengan nota debit, bagaimana contohnya, dan apa saja manfaatnya bagi penjual dan pembeli.

Pengertian Nota Kredit

Pengertian nota kredit
Pengertian nota kredit

Jika kamu adalah seorang pemasok atau penjual, mungkin kamu pernah mendapatkan pengembalian barang dari pembeli. Jika kamu menerimanya, bagaimana menyikapinya?

Untuk menjawab pelanggan, kamu perlu menerbitkan nota kredit. Menurut kamus Kemdikbud, nota kredit adalah suatu surat bukti terjadinya pengurangan piutang usaha karena ada pengembalian barang yang terjadi.

Nota kredit merupakan respons penjual terhadap pembeli yang menerbitkan nota debit. Jika barang yang diterimanya rusak atau tidak laku, maka pembeli akan mengembalikan barang tersebut bersamaan dengan nota debit. Nota debit menjadi dokumen bahwa ada sejumlah barang yang perlu dikembalikan.

Nah, nota kredit menjadi menjadi bukti bahwa kamu telah menerima barang tersebut dan mengurangi piutang usaha atas nama pembeli tersebut. Terkadang, pembeli tidak perlu mengembalikan barang, tetapi meminta diskon atas salah barang atau barang cacat tersebut. Pemberian pengurangan harga jual atas barang yang sudah ditransaksikan ini juga memerlukan nota kredit.  

Dari penjelasan di atas, kamu bisa mengeluarkan nota kredit dengan tujuan berikut:

- Mengurangi atau menghapuskan piutang usaha pelanggan saat terjadi pengembalian barang

- Mengurangi piutang usaha pelanggan dengan bentuk pemberian diskon harga barang

- Mengembalikan sebagian dana pelanggan karena adanya barang rusak atau cacat

Contoh Nota Kredit

Nota kredit harus dibuat dalam tiga rangkap. Satu rangkap untuk pembeli, satu untuk penjual, satu lainnya untuk tim keuangan dari penjual.

Bagi pembeli, nota ini menjadi alat bukti bahwa utangnya sudah dikurangi karena barang dikembalikan. Sedangkan bagi penjual, nota ini menjadi bukti bahwa telah menerima barang dan mengurangi piutangnya. Tim keuangan juga harus segera memproses pengurangan piutang di buku kas, berdasarkan nota yang diserahkan kepadanya.

Berikut bentuk nota kredit sederhana yang bisa diterbitkan oleh penjual untuk pelanggannya.

Komponen Nota Kredit

Dari contoh nota kredit di atas, kamu melihat, nota kredit harus berisikan informasi yang jelas mengenai barang yang ditransaksikan atau dikembalikan. Tidak hanya itu, nota kredit juga harus berisi informasi lengkap mengenai kedua pihak yang bertransaksi. Kejelasan para pihak ini dapat menghindarkan dari masalah yang terjadi di masa mendatang.

Dari contoh nota kredit di atas, kamu bisa melihat ada beberapa unsur penting yang harus dicantumkan:

1. Menuliskan nota kredit sebagai judul di atas agar tidak tertukar dengan dokumen penjualan lainnya

2. Menulis nama toko kamu, alamat lengkap, dan nomor yang bisa dihubungi

3. Menulis nomor nota kredit yang kamu keluarkan

4. Mencatatkan tanggal penerbitan nota

5. Mencantumkan nomor faktur atau nota debit yang menjadi landasan diterbitkannya nota kredit ini

6. Menulis identitas pelanggan yang dituju

7. Menyertakan keterangan telah menerima barang yang diretur oleh pembeli dan mengkreditkan kembali akun pembeli

8. Membuat keterangan lengkap mengenai barang yang dikembalikan atau barang cacat

- Kode barang

- Jenis barang

- Harga satuan

- Jumlah barang

- Subtotal harga barang per jenis

- Jumlah total

9. Tanda tangan dari pihak penjual yang menunjukkan telah disetujuinya adanya pengurangan piutang, refund, atau pemberian diskon. Biasanya ditandatangani oleh bagian keuangan

Manfaat Nota Kredit

Manfaat nota kredit
Manfaat nota kredit

Pada dasarnya, nota dibuat untuk menjaga kepercayaan antara penjual dan pembeli. Begitu juga nota kredit yang dibuat berdasarkan persetujuan penjual dan pembeli. Kesepakatan yang dibuat akan menghadirkan kepercayaan dari dua belah pihak.

Sebagai buktinya, nota kredit akan dibuat tiga rangkap. Satu lembaran untuk pembeli, dan lembaran lainnya untuk pihak penjual dan tim keuangan.

Bagi pembeli, nota kredit menunjukkan tanggung jawab penjual untuk mengurangi piutang pembeli saat ada barang yang harus dikembalikan karena rusak.

Bagi penjual, nota kredit menjaga tertib administrasi dan menghindari hitungan yang tidak masuk akal dalam laporan keuangan. Saat membuat laporan keuangan, penjual tetap memasukkan nilai pembelian di kolom pemasukkan, tetapi disertai keterangan ada nota kredit. Ini menunjukkan ada pengembalian dana atau pengurangan piutang akibat ada retur dari pembeli. Nota kredit juga harus memuat nomor unik sehingga dapat ditelusuri kembali saat memeriksa laporan keuangan.

Dari penjabaran di atas, kamu bisa melihat, ada banyak manfaat nota kredit. Beberapa manfaat itu yaitu:

1. Menjadi pertanggungjawaban penjual kepada pembeli atas barang yang diretur

Nota kredit menjadi bentuk tanggung jawab penjual atas barang yang dijualnya. Jika menjual barang yang rusak, maka pemasok harus bertanggung jawab menukarnya dengan barang yang berfungsi baik.

2. Dokumen penunjang untuk melakukan revisi pada pembukuan

Nota kredit dapat menjadi dasar revisi pada pembukuan di pihak penjual maupun pembeli. Bagi penjual, artinya ada pemasukkan yang dibatalkan. Sedangkan bagi pembeli, artinya ada pengeluaran yang dibatalkan atau stok barang yang dibatalkan.

3. Meminimalisasi kesalahan di lapangan

Nota kredit menjadi dokumen untuk melakukan koreksi atas kesalahan yang terjadi di lapangan. Setelah ada perbaikan, maka transaksi yang terjadi di lapangan akan sesuai dengan stok barang dan pencatatan di keuangan.

4. Menjaga hubungan baik antara penjual dan pembeli

Penyelesaian masalah menjadi bentuk tanggung jawab penjual kepada pembeli. Langkah ini dapat mendatangkan kepercayaan pembeli kepada toko.

5. Mempermudah melacak transaksi atas barang yang bermasalah

Nota kredit diisi oleh informasi yang lengkap mengenai barang, tanggal transaksi, dan pernah ditransaksikan dan dicatat dengan nota sebelumnya. Dengan begitu, jika di masa mendatang transaksi ini kembali dipermasalahkan, kamu akan mudah melacak kembali barang yang pernah ditransaksikan.

6. Meningkatkan kinerja untuk pengembangan usaha 

Penyelesaian masalah dapat membantu kamu melihat lebih akurat mengenai stok barang dan pembukuan kas masuk. Dengan data yang akurat, kamu bisa membuat pertimbangan bisnis lebih baik.

Kesimpulan

Setelah membaca penjelasan di atas, kamu bisa melihat, peran nota kredit cukup besar dalam transaksi dagang. Nota kredit menjadi respons penjual terhadap permintaan retur dari pembeli. Dengan penyelesaian masalah yang baik dan disertai dokumen yang tertib administrasi, maka pihak penjual maupun pembeli bisa dengan mudah menyesuaikan kembali anggarannya secara akurat. Meskipun kamu tengah menjalankan usaha berskala kecil atau menengah, menyiapkan nota kredit juga penting bagi pelanggan.