Invoice penjualan menjadi hal yang akan sering kamu dengar jika kamu banyak berkecimpung di dunia perdagangan. Invoice penjualan atau sales invoice diterbitkan oleh pihak yang menjual barang atau jasa kepada klien atau pembeli. Agar kamu semakin familiar dan bisa membuat bukti transaksi ini, cek contoh invoice penjualan yang bisa kamu tiru dengan mudah.
Isi Invoice Penjualan
Invoice penjualan sering juga disebut sebagai catatan penjualan dan biasanya berisikan:
- Gambaran barang atau jasa yang ditawarkan
- Tanggal diberikan barang atau jasa tersebut, beserta jatuh tempo pembayaran
- Instruksi cara pembayaran
Sekalinya invoice penjualan dikeluarkan, maka dokumen ini bersifat mengikat seperti kontrak bagi pembeli untuk melakukan pembayaran. Nah, sebelum kamu melihat contoh invoice penjualan untuk pembeli, ada pentingnya memahami dulu apa itu invoice, apa fungsinya, dan bagaimana contohnya.
Pengertian Invoice Penjualan
Invoice penjualan adalah dokumen yang berisi penagihan dari penjual kepada pembeli. Isi dari invoice adalah rincian barang yang ditransaksikan dan nilai dari total keseluruhan. Biasanya, invoice penjualan diberikan setelah barang yang dipesan diterima oleh pembeli.
Invoice penjualan juga bisa digunakan oleh perusahaan jasa. Invoice penjualan jasa berisi informasi jasa yang telah digunakan atau pengerjaan yang dilakukan, dan nilai totalnya. Invoice jasa juga biasanya diberikan setelah lewat satu periode atau setelah pengerjaan selesai sesuai kesepakatan.
Pentingnya Invoice Penjualan
Invoice penjualan menjadi penting karena merupakan alat tagih yang sah kepada pembeli atas barang atau jasa yang sudah diberikan. Jika kamu sudah memberikan barang atau jasa, artinya kamu harus menerima pendapatan. Jangan sampai kamu mengalami pendapatan macet karena akan berimbas pada arus kas perusahaan keseluruhan.
Berikut berbagai fungsi penting invoice untuk usaha kamu:
1. Sebagai alat penagihan yang sah.
Saat merilis invoice, maka memasukkan dengan jelas informasi mengenai pembelian barang dan jasa yang sudah disepakati. Maka, invoice menjadi alat tagih yang sah ketika dirilis.
2. Sebagai sumber pembukuan usaha.
Invoice akan dibuat tiga rangkap ketika dirilis. Ketiganya untuk pihak penjual, pihak pembeli, serta pihak akuntan dari pihak pembeli. Invoice penjualan menunjukkan akan ada pendapatan, sehingga harus dicatatkan dalam pembukuan pendapatan. Bagi pembeli, invoice ini juga menjadi bukti ada pengeluaran dalam pembukuannya.
3. Sebagai dasar pertimbangan pengeluaran dan investasi ke depan
Pengelolaan keuangan yang baik akan membantu kamu dalam pengembangan bisnis yang terukur. Ketika kamu mengumpulkan invoice penjualan, maka kamu dapat melihat berapa uang yang akan masuk. Misalnya, kamu tahu bahwa aka nada pembayaran cukup besar di akhir bulan nanti. Maka, kamu bisa melihat kemampuan pengeluaran berikutnya atau mempertimbangkan investasi di alat baru. Pengeluaran yang terukur dan investasi dapat membantu usaha kamu berkembang.
Begitu juga jika ada invoice yang terhambat atau tidak terbayarkan, maka kamu dapat mencegah masalah terhambatnya arus kas. Kamu dapat menyiapkan strategi ketika ada kekurangan uang tunai atau merencanakan usaha mencari utang untuk menjaga arus kas perusahaan.
4. Membantu penyesuaian stok barang
Salah satu manfaat dari invoice penjualan adalah kamu dapat mengetahui produk apa yang paling banyak diminati oleh pembeli. Informasi ini dapat membantu kamu dalam menyimpan stok barang di musim-musim tertentu atau memberi diskon untuk barang yang belum laris.
5. Membantu pembukuan pajak
Pajak penjualan biasanya langsung dikenakan saat melakukan penagihan. Informasi mengenai pajak ini akan membantu pihak keuangan menghitung kewajiban pajak perusahaan.
6. Menghindari kesalahpahaman penjualan
Invoice penjualan yang jelas akan menunjukkan bahwa kamu telah menyelesaikan kewajiban dan menjadi akhir dari transaksi. Invoice juga memastikan pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan. Karena itu, jika terjadi kesalahpahaman di masa mendatang atau sengketa dagang, invoice dapat menjadi dokumen resmi yang dibawa ke pengadilan.
Cara Membuat Invoice Penjualan
Kamu bisa membuat invoice penjualan sendiri secara sederhana. Tapi, yang terpenting, semua informasi yang relevan harus tertera dalam invoice. Tujuan membuat invoice yang baik antara lain:
- Menghindari tercampurnya pesanan
- Menghindari keterlambatan pengiriman barang
- Menghindari gagal bayar dari pembeli
Hal yang harus dicantumkan dalam invoice penjualan:
1. Informasi mengenai kontak.
Cantumkanlah dengan jelas informasi mengenai perusahaanmu sebagai pihak penjual dan pihak pembeli. Lengkapi dengan alamat dan nomor kontak yang dapat dihubungi. Informasi yang jelas akan menghindarkan dari kesulitan pengiriman barang. Pihak pembeli juga akan mudah menghubungi pihak penjual jika diperlukan.
2. Tanggal penerbitan invoice.
Buatlah tanggal saat invoice penjualan dibuat. Ini akan berguna untuk memberi tanda dimulainya transaksi dan saat membuat pembukuan. Dengan menyortir invoice penjualan dari sisi tanggal, kamu akan terbantu saat perlu melacak kembali invoice tersebut.
3. Nomor invoice.
Nomor invoice bisa juga dianggap sebagai nomor pesanan atau referensi. Nomor ini berguna ketika harus melacak kembali invoice penjualan. Buatlah nomor unik invoice yang berurutan agar tidak kesulitan mencari kembali invoice.
4. Ketentuan pembayaran
Rincian dari pembayaran biasanya sudah harus disepakati oleh pihak penjual dan pembeli sebelum terjadi transaksi. Invoice penjualan memungkinkan pembeli mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran dan cara pembayaran yang diminta.
5. Daftar barang atau jasa yang disediakan
Invoice penjualan harus berisikan informasi barang atau jasa yang dipesan. Informasi ini dilengkapi dengan rincian jumlahnya. Semakin lengkap informasi barang dan jasa yang disediakan, semakin besar kemungkinan tidak ada masalah pembayaran saat penagihan.
6. Nilai total yang harus dibayar
Invoice penjualan juga harus mencantumkan nilai total barang atau jasa yang harus dibayarkan oleh pembeli. Jangan lupa cantumkan pajak penjualan dan total semua kewajiban pembayaran pembeli.
Baca juga:
Contoh Invoice Pembayaran yang Bisa Kamu Contek Langsung
6 Cara Membuat Invoice yang Benar
Contoh Invoice Tagihan yang Bisa Kamu Tiru dengan Mudah
Bentuk Invoice
Sesuai dengan cara penagihan yang dilakukan, invoice dapat diterbitkan dengan dua bentuk:
1. Dokumen kertas (hardcopy)
Bentuk invoice ini paling sering ditemukan. Invoice dicetak di atas kertas dengan standar pembuatan resmi di setiap perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti yang sah terjadi transaksi dan perlu dibayarkan setelah konsumen mendapatkan barang atau jasa.
2. Dokumen online (softcopy)
Invoice elektronik juga menjadi bukti yang sah untuk penagihan. Bentuk dan isinya tidak berbeda dengan dokumen kertas. Hanya saja, pengiriman invoice dilakukan secara digital. Fungsi invoice elektronik ini pun sah di depan hukum.
Contoh Invoice Penjualan
Ketika menerbitkan invoice penjualan, kamu pasti ingin dokumen tersebut terlihat profesional di hadapan pembeli. Jadi, jangan lewatkan cara pembuatan invoice di atas.
Sedikit tips untuk membuat invoice kamu terlihat resmi:
- Cantumkan nama perusahaanmu dan logo. Kamu mungkin memiliki brand yang terkenal untuk produkmu. Tetapi, dalam invoice, sebaiknya brand terlihat dalam logo, sementara nama perusahaan tetap menggunakan nama resmi.
- Membuat email resmi. Buatlah email resmi perusahaan agar identitas perusahaan juga terlihat profesional
Contoh invoice penjualan barang:
Contoh invoice penjualan jasa:
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, invoice penjualan sangat penting bagi kelangsungan usahamu. Dengan invoice penjualan, kamu memiliki alat penagihan yang sah kepada pembeli. Dengan begitu, penerbitan invoice penjualan membawa berbagai manfaat bagi usahamu, mulai dari menjaga kesehatan arus kas pendapatan hingga memprediksi rencana pengeluaran dan investasi di masa mendatang.
Jangan lupa membuat invoice yang lengkap untuk menghindari kesalahpahaman saat penagihan. Sukses terus, bisnisnya!
