Ada beberapa bentuk invoice atau faktur yang perlu kamu ketahui. Selain invoice tagihan, juga ada yang namanya invoice pembayaran. Yang membedakan antara invoice tagihan dan invoice pembayaran adalah siapa yang membuatnya dan jenis tujuannya. Untuk lebih jelas, yuk cek contoh invoice pembayaran di artikel berikut ini.
Pentingnya Invoice
Memahami bagaimana membayar invoice tagihan yang diterima dari pemasok adalah salah satu hal yang penting kamu ketahui ketika menjalankan usaha. Pembayaran invoice yang dilakukan tepat waktu dapat membantu kamu menjaga hubungan positif dengan pemasok. Hubungan yang baik ini penting bagi perjalanan bisnis kamu dalam jangka panjang.
Setiap usaha bisnis kecil dan menengah perlu secara efisien memproses dan melakukan pembayaran invoice yang dia terima dari pemasoknya. Jika tidak, maka bisa saja kamu sedang membawa risiko kepada bisnis yang kamu jalankan. Jadi apa itu invoice pembayaran?
Pengertian Invoice Pembayaran
Invoice atau dikenal dengan istilah faktur adalah dokumen yang dikeluarkan saat terjadi jual beli tetapi belum ada pembayaran. Invoice penagihan dikeluarkan oleh pemasok atau penjual dan dikirimkan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran. Sebaliknya, invoice pembayaran adalah invoice yang dikirim oleh pembeli atau kepada pemasok karena sudah membayar produk yang sudah diterima.
Invoice pembayaran menjadi bukti bahwa sejumlah uang telah diserahkan kepada pihak pemasok atas sejumlah barang yang dibeli. Isi dari invoice pembayaran ini kurang lebih sama dengan invoice penagihan. Yaitu, identitas pihak yang melakukan jual beli, jenis barang dan jumlahnya, serta total harga barang. Hanya saja keterangan penerbit invoice yang berbeda, yaitu dari pihak pembeli.
Tips Menyelesaikan Invoice Pembayaran Tepat Waktu
Seperti kita ketahui, sebagian besar kegiatan usaha adalah jual beli. Jual beli menjaga arus kas tetap mengalir sehingga perusahaan bisa tetap berjalan. Karena itu, segala jenis dokumen yang berhubungan dengan transaksi jual beli sama pentingnya.
Ketika pembayaran tidak terjadi secara tepat waktu, maka akan berdampak buruk pada arus kas perusahaan secara keseluruhan. Bagi penjual, piutang macet akan mengganggu arus uang masuk secara keseluruhan. Sedangkan bagi pembeli yang menunda-nunda pembayaran, maka akan terjadi penumpukan tagihan yang akan semakin berat jumlahnya.
Karena itu, setiap pihak wajib bertanggung jawab melakukan pembayaran atas invoice yang diterimanya secara tepat waktu. Nah, ada beberapa cara agar kamu dapat menjaga pembayaran invoice tepat waktu.
1. Mengevaluasi invoice begitu kamu menerimanya
Melakukan evaluasi dengan segera invoice yang kamu terima dapat menghindari dari kelupaan atau salah menempatkan invoice. Hal penting yang perlu kamu perhatikan adalah tanggal jatuh tempo dan memastikan jumlah total yang harus dibayarkan sama dengan jumlah yang disepakati.
2. Membuat pengingat untuk melakukan pembayaran
Kamu harus membuat pengingat untuk pembayaran agar dapat dilakukan tepat waktu. Pembayaran yang tepat waktu dapat menghindarkan kamu dari denda atau bunga tambahan.
3. Memilih metode pembayaran yang benar
Cara pembayaran yang sudah disepakati Bersama dengan pemasok harus tertera dalam invoice. Pilihan cara pembayaran ini beragam sesuai dengan kebiasaan dan kemudahan transaksi. Jika arus as relatif kecil, kamu bisa mempertimbangkan pembayaran dengan kartu kredit atau kartu debit. Tetapi, jika kamu membayar secara regular kepada pemasok dengan jumlah yang sama, kamu mungkin ingin mempertimbangkan pembayaran dengan cara autodebit.
4. Membayar lebih dini untuk diskon pembayaran
Sejumlah pemasok mau memberikan diskon pembayaran jika pembayaran dilakukan dalam rentang waktu tertentu. Biasanya, jika pembayaran dilakukan di tanggal awal penawaran. Kamu bisa melakukan pembayaran di periode ini untuk mendapatkan penghematan lebih besar, terutama untuk jangka panjang.
Jenis Invoice Berdasarkan Waktu Pembayaran
1. Invoice Tunai
Ini adalah pembayaran yang dilakukan secara tunai segera setelah barang diterima. Biasanya, ditetapkan waktu 1x24 jam untuk melakukan pembayaran.
2. Invoice Kredit
Invoice ini memungkinkan pembayaran dilakukan dengan jeda waktu. Jatuh tempo pembayaran disesuaikan dengan kesepakatan Bersama dengan pemasok. Di dalam invoice ini, kamu bisa menemukan batas waktu jatuh tempo, semisal 7 hari, 20 hari, bahkan sampai 90 hari.
3. Invoice Konsinyasi
Ini adalah invoice yang keluar dalam penjualan konsinyasi. Invoice pembayaran dikeluarkan oleh pihak yang telah menjual barang kepada orang yang menitipkan barang itu untuk dijual. Pemberian invoice tidak dilakukan atas setiap barang yang dijual, tetapi dilakukan berkala, semisal dua minggu sekali.
Syarat dan Ketentuan dalam Invoice
Ketika kamu menerima invoice penagihan, kamu perlu mengecek syarat dan ketentuan lainnya yang tertera di dalamnya. Misalnya, jika pemasok memberikan diskon jika pembayaran dilakukan lebih dini serta denda jika ada keterlambatan pembayaran. Di dalam invoice juga seharusnya sudah tertera pilihan cara pembayaran yang harus kamu ikuti.
Berikut sejumlah keterangan yang mungkin kamu temukan saat menerima invoice penagihan:
- Net 7, Net 21, Net 30. Ini artinya, pembayaran diharapkan dilakukan dalam 7 hari, atau 21 hari, atau 30 hari setelah tanggal penerbitan.
- PIA (Payment in Advance) atau pembayaran di muka. Ini artinya, pemasok meminta pembayaran dilakukan di awal sebelum barang diterima atau pekerjaan selesai dilakukan.
- CIA (Cash in Advance) serupa dengan pembayaran di muka. Pembayaran ini bisa berupa pembayaran penuh atau sebagian.
- Pembayaran setelah invoice diterima (upon receipt). Ini artinya, pemasok berharap kamu segera melakukan pembayaran setelah menerima invoice penagihan tersebut
- EOM (End of Month) atau pembayaran di akhir bulan. Jatuh tempo pembayaran akan terjadi pada akhir bulan saat invoice diterima
Baca juga:
6 Cara Membuat Invoice yang Benar
Contoh Invoice Tagihan yang Bisa Kamu Tiru dengan Mudah
Contoh Mudah Membuat Pembukuan Toko Sembako Manual
Cara Membayar Invoice
Ketika membuat invoice pembayaran, ada baiknya kamu mempertimbangkan untung dan rugi cara pembayaran tertentu. Sejumlah cara pembayaran mungkin dapat membuat kamu terkena fee antarbank atau biaya keuangan lainnya. Berikut sejumlah cara pembayaran yang bisa kamu lakukan.
- Pembayaran dengan cek. Ini adalah cara pembayaran yang murah tetapi sudah lawas dan memakan banyak waktu.
- Dengan tunai. Cara ini mungkin perlu dikesampingkan kecuali kamu melakukan pembayaran secara langsung kepada penerima. Pembayaran dengan tunai juga memiiki risiko kehilangan.
- Dengan pembayaran kartu kredit atau kartu debit. Ini adalah cara yang aman untuk melakukan pembayaran mengingat penerbit kartu memiliki pengamanan berlapis sehingga tidak mudah untuk diselewengkan.
- Transfer bank. Metode transfer bank mudah dilakukan dan cepat. Kamu hanya perlu mengetahui bank mana yang digunakan untuk menghindari biaya antarbank.
- Pembayaran dengan dompet digital (e-wallet). Pembayaran jenis ini juga aman digunakan. Biasanya, vendor dompet digital baru membayarkan kepada pihak supplier setelah kamu menerima barang.
- Pembayaran dengan autodebit. Jika kamu melakukan pembayaran berkala kepada pemasok, maka pembayaran dengan autodebit bisa dipertimbangkan. Cara ini memungkinkan pemasok memotong langsung sejumlah uang dari rekeningmu. Cara ini menghemat waktu dalam mengurus berbagai jenis pembayaran. Pelajari ketentuan dan cara pengembalian dana jika terjadi kesalahan pemotongan uang.
Contoh Invoice Pembayaran
Jika Pembayaran Invoice Tagihan Ditolak?
Invoice adalah dokumen legal untuk melakukan penagihan pembayaran. Jika pembeli tidak melakukan pembayaran atas invoice penagihan, maka pemasok akan bertanya langsung kepada pembeli sebagai langkah awal. Namun, jika mereka tidak mengacuhkan pembayaran dan menolak berkomunikasi, kamu bisa menggunakan cara di bawah ini:
- Mediasi. Kamu bisa mengundang pihak ketiga untuk menengahi masalah ini. Pihak ketiga kemungkinan besar mengenakan biaya atas jasanya, tetapi cara ini bisa digunakan sebelum masuk ke ranah pengadilan
- Langkah hukum. Jika klien tetap melakukan pembayaran, langkah hukum bisa ditempuh. Cara ini mungkin memakan waktu yang lebih lama, tetapi dapat membuat jera pihak pembeli yang mengemplang pembayaran.
Kesimpulan
Dengan pentingnya menjaga hubungan dengan pemasok, kamu harus menanggapi dengan serius saat menerima invoice tagihan. Sertakan invoice pembayaran sebagai keterangan kamu telah membayar barang atau jasa yang diterima. Jangan sepelekan invoice tagihan yang datang karena akan merugikan usaha kamu sendiri. Sediakan waktu untuk memproses dan memilih cara pembayaran yang juga menguntungkan kamu. Sukses bisnisnya, ya!
