Dalam dunia bisnis, invoice memiliki peran penting dalam hal keuangan. Invoice merupakan dokumen penagihan dari pihak penjual kepada pembeli. Invoice biasanya diberikan ketika transaksi tidak bisa dilakukan secara langsung atau bernilai besar. Nah, salah satu jenis invoice yang perlu kamu tahu adalah invoice jasa.
Invoice turut membantu dalam mengelola kesehatan arus kas perusahaan. Bayangkan jika kamu menghadapi tagihan macet, pasti arus kas di perusahaan ikutan macet. Arus kas yang macet ini dapat berimbas buruk kepada perusahaan karena tidak bisa membiayai kembali barang modal atau operasional sehari-hari. Karena itu, invoice memiliki fungsi yang penting dalam finansial.
Bukan hanya untuk pembelian barang, invoice juga bisa digunakan dalam penagihan jasa. Umumnya, penggunaan jasa ini memakan waktu dalam prosesnya. Sehingga, penagihan akan dilakukan belakangan setelah proses pengerjaan selesai dilakukan.
Simak artikel ini sampai habis supaya kamu bisa mencontoh pembuatan invoice jasa sendiri.
Pengertian Invoice Jasa
Invoice dalam sehari-hari sering disebut sebagai faktur. Invoice adalah dokumen yang diberikan oleh pihak penjual kepada pembeli sebagai tagihan pembayaran. Isi dari invoice mencakup informasi mengenai transaksi penggunaan jasa dan nilai yang harus dibayar.
Invoice untuk jasa pun sama fungsinya. Hanya saja, pihak yang menerbitkan invoice adalah pihak pemberi jasa kepada pengguna jasa. Isi dari invoice adalah rincian jasa yang digunakan dan nilai yang harus dibayar.
Karena fungsinya sebagai alat tagih pembayaran yang sah, invoice menjadi dokumen yang penting dalam kondisi keuangan perusahaan. Jika kehilangan invoice, kamu tidak akan dapat melakukan penagihan pembayaran kepada pengguna jasa. Hal ini membawa risiko kehilangan pendapatan. Ketika terjadi piutang macet dan kehilangan pendapatan, arus kas secara keseluruhan bisa ikut terhambat.
Fungsi Invoice
Invoice jasa merupakan dokumen yang penting dalam penagihan. Berikut sejumlah fungsi invoice:
1. Sebagai bukti sah melakukan penagihan
Invoice berisi identitas pemberi jasa dan pengguna dengan cukup lengkap. Invoice juga dibubuhi tanda tangan kedua belah pihak yang artinya sudah ada kesepakatan pengerjaan dari kedua belah pihak. Karena itu, invoice menjadi alat yang sah untuk melakukan penagihan saat pemberi jasa sudah melakukan kewajibannya.
2. Sebagai dokumen perusahaan
Invoice atau faktur akan menjadi dokumen atau bukti telah terjadi pemberian jasa dan adanya pemasukan. Bagi pihak pengguna jasa, invoice menjadi bukti terjadi pengeluaran. Invoice juga menjadi bukti yang sah ketika mencatatkan transaksi ke pembukuan keuangan.
3. Sumber informasi transaksi
Invoice menjadi sumber informasi karena mencakup keterangan identitas kedua belah pihak, jasa yang digunakan, serta nilai pemasukan bagi perusahaan. Sumber informasi ini pun dapat diolah oleh perusahaan pemberi jasa untuk melihat tren permintaan.
4. Bukti untuk laporan pajak
Dalam invoice akan tertera jasa yang kena pajak. Karena itu, invoice yang telah dicatatkan dalam pembukuan dapat menjadi bukti laporan pajak.
Jenis Invoice Untuk Perusahaan Jasa
Jika kamu menawarkan jasa kepada pengguna, kamu bisa mempertimbangkan menggunakan sejumlah invoice ini untuk pelanggan. Beberapa jenis invoice ini disesuaikan dengan jenis usaha yang kamu berikan dan jatuh tempo pembayaran oleh pengguna jasa.
1. Invoice tagihan
Ini merupakan invoice pada umumnya digunakan. Isinya berisikan keterangan dari pihak pemberi jasa untuk pembeli, keterangan jasa yang ditransaksikan, serta jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Pembayaran biasanya dilakukan tidak lama setelah penagihan dilakukan.
2. Invoice interim
Jika pengerjaan atau pengiriman membutuhkan beberapa kali pembayaran, maka kamu bisa menerbitkan invoice sementara atau interim beberapa kali. Invoice ini bisa diterbitkan misalnya ketika ada proyek pengerjaan tahap 1, tahap 2, dan selanjutnya hingga selesai.
3. Invoice final
Invoice final akan menjadi seri terakhir dari invoice interim. Invoice final ini menunjukkan bahkan pengiriman atau pengerjaan telah selesai dan tidak akan ada invoice lagi yang akan dikirimkan.
4. Invoice berulang (recurring invoice)
Jika kamu menerbitkan invoice untuk konsumen secara berkala dengan jumlah tagihan yang sama, maka kamu bisa mengirimkan invoice berulang atau recurring invoice. Invoice jenis ini dapat digunakan untuk pelanggan tetap (subscription) atau penyewa tetap. Invoice ini misalnya digunakan oleh pemberi jasa bimbingan belajar.
Cara Membuat Invoice yang Mudah dan Baik
Setelah kamu mengetahui fungsinya invoice, penting untuk membuat invoice dengan baik dan benar. Kamu juga bisa membuatnya dengan komputer agar terlihat profesional atau resmi. Setidaknya ada 6 langkah membuat invoice jasa dengan baik dan benar:
1. Membuat keterangan dokumen Invoice
- Mencantumkan kata invoice sebagai judul dokumen
Penulisan invoice dengan besar di atas bagian dokumen akan memudahkan dokumen ini dikenali sebagai invoice. Kamu juga akan lebih mudah menemukan dokumen ini di tengah bukti pemasukan lainnya. Begitu juga bagi pengguna jasa, maka invoice akan lebih mudah ditemukan di antara bukti pengeluaran lainnya, sehingga mendorong langkah pembayaran.
- Memiliki nomor invoice
Setiap invoice harus memiliki nomor unik yang berbeda per transaksinya. Nomor invoice ini untuk memastikan pelanggan atau pengguna jasa menerima invoice yang benar. Dalam pembukuan keuangan, nomor unik ini juga berguna agar tidak terjadi duplikasi pencatatan.
2. Mencantumkan keterangan para pihak
- Mencantumkan nama perusahaan pemberi jasa. Masukkan nama resmi perusahaan kamu di invoice beserta keterangan alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Jika ingin lebih mudah dikenali, maka sertakan nama brand lewat pencantuman logo yang biasanya tercantum di kiri atas invoice, dekat dengan identitas resmi perusahaan.
- Pihak pengguna jasa. Sertakan juga nama pihak pengguna jasa, beserta alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Mencantumkan nama pengguna jasa juga penting karena bisa menghindari masalah salah tagih. Jika ada kesulitan dalam pekerjaan jasa yang diminta, maka kamu juga bisa segera menghubungi pihak pembeli untuk mencari penyelesaiannya.
3. Membuat keterangan jenis jasa yang diminta.
Keterangan ini menggambarkan jasa apa yang dipesan untuk dikerjakan. Kolom yang harus tercantum dalam keterangan ini yaitu:
- Jenis jasa yang digunakan- Harga per pengerjaan (dalam jumlah, jam, tahap pengerjaan, dll)- Total harga keseluruhan- Besaran pajak- Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak
4. Membuat keterangan jatuh tempo dan cara pembayaran
- Kamu harus menyertakan tanggal transaksi dan jatuh tempo pembayaran di dalam invoice. Bagi pihak pengguna jasa, ini sebagai pengingat waktu pembayaran. Bagi pihak pemberi jasa, kamu bisa mengetahui kapan ada pendapatan masuk dan segera mencatatkannya dalam pembukuan.
- Cantumkan nomor rekening perusahaan lengkap dengan bank dan nama pemilik rekening, sebagai alternatif pembayaran via elektronik.
5. Membuat tanda terima
Jangan lupa membubuhi tanda tangan dan nama lengkap dari pihak keuangan perusahaan dan sediakan tempat untuk tanda tangan pihak penerima. Tanda tangan ini menunjukkan kedua belah pihak telah sepakat melakukan kewajibannya masing-masing.
6. Membuat tiga rangkap invoice
- Lembar pertama untuk melakukan penagihan
- Lembar kedua untuk pihak pengguna jasa yang ditagih
- Lembar ketiga untuk arsip keuangan pihak pemberi jasa
Bagi pihak pemberi jasa, invoice ini merupakan bukti telah terjadi penjualan dan menjadi alat yang sah untuk menagih pembayaran. Bagi pihak pengguna jasa, invoice menjadi bukti terjadinya pengeluaran. Sedangkan bagi pihak arsip keuangan, invoice menjadi bukti untuk melakukan pencatatan. Dengan begitu, invoice memudahkan tim keuangan membuat pembukuan.
Baca juga:
Contoh Invoice Penjualan yang Sederhana dan Mudah Dibuat
Nota Kontan, Pengertian dan Fungsinya
Contoh Nota Penjualan Makanan dan Hal yang Harus Ada Didalamnya
Contoh Invoice Jasa 
Kesimpulan
Invoice sangat diperlukan dalam transaksi perusahaan. Bukan hanya perusahaan yang menjual produk, invoice juga diperlukan ketika kamu menawarkan usaha jasa. Invoice menjadi alat bukti sah untuk melakukan penagihan kepada pengguna jasa. Meskipun usaha yang kamu jalankan masih berskala kecil, invoice tetap dibutuhkan untuk kelangsungan bisnismu. Semoga bermanfaat!
