Dalam bisnis, peran utang adalah penting. Kamu bisa mendapatkan modal awal, tambahan modal, atau dana talangan saat kepepet dengan utang. Jadi, utang tidak selalu berkonotasi negatif karena dapat membantu operasional bisnis, atau yang disebut sebagai utang produktif.
Salah satu kewajiban kamu adalah membayar utang tersebut. Karena itu, keberadaan utang juga mempengaruhi perputaran utang usaha keseluruhan. Jangan sampai, uang yang masuk ke perusahaan tidak cukup untuk membayar utang, sehingga urusan ini menjadi perkara panjang.
Agar utang dapat terorganisir dengan baik dan tidak terlewat masa pembayarannya, pembukuan utang sangat diperlukan.
Kamu tidak perlu membuat buku utang yang sulit. Buku utang sederhana pun sudah cukup selama dapat menunjukkan berapa beban utang perusahaan dan tanggal jatuh tempo utang.
Manfaat Buku Utang
Dibuat secara elektronik maupun manual, buku utang sederhana bisa mengingatkan kamu akan kewajiban pembayaran utang. Tapi, lebih dari itu, pembukuan utang dapat membantu kamu melihat kesehatan keuangan perusahaan. Pembukuan utang memberikan manfaat sebagai berikut:
- Mengingatkan besaran beban utang dan bunga
Dalam pembukuan utang, kamu dapat mencatat kapan menerima utang, kapan membayar cicilan, berapa besar bunga yang dikenakan, dan kapan pelunasan akhir. Dengan pencatatan yang akurat dan terorganisir, kamu bisa memastikan ketersediaan uang masa kini untuk membayar kewajiban di masa mendatang.
- Mengingatkan Tanggal jatuh tempo utang
Pencatatan tanggal jatuh tempo utang juga penting. Jangan sampai kamu melewatkan tanggal jatuh tempo. Beberapa kreditur memberikan denda ketika utang tidak dibayarkan tepat waktu. Kreditur lain mungkin lebih keras dengan penagihan lebih agresif atau membawa perkaran kepailitan ke pengadilan. Jadi, pastikan kamu memiliki ketersediaan uang untuk membayar utang tepat waktu.
- Mengingatkan siapa kreditur utang tersebut
Buku utang sederhana juga perlu mencatatkan nama kreditur pemberi utang. Pebisnis biasanya menerima dana pinjaman lebih dari satu pihak. Karena itu, pencatatan nama kreditur juga penting. Dari pembukuan ini, kamu juga bisa membandingkan kreditur satu dan yang lainnya, mana yang memberikan bunga lebih lunak, dan mana yang cara pembayarannya paling mudah.
- Memperlihatkan rasio utang dari penjualan
Dari buku utang, kamu akan mengetahui total beban utang yang kamu miliki beserta bunganya. Kamu bisa melihat kemampuan pendapatan yang kamu peroleh untuk membayar utang. Kamu bisa memperhitungkan, idealnya, total utang yang kamu punya tidak lebih dari 28% dari pendapatan. Jika ditambah pengeluaran, sekitar 36% dari pemasukan.
Langkah Menyusun Buku Utang Sederhana
1. Mengelompokkan utang berdasarkan jangka waktu
- Jika utang harus dibayarkan dalam jangka waktu kurang dari satu tahun, catatlah sebagai utang jangka pendek.
- Jika utang masih dapat dibayarkan di atas satu tahun, catat di dalam akun utang jangka panjang.
2. Mengidentifikasikan profil utang
- Mencatat asal utang dan besarannya
- Mencatat bunga yang dikenakan
- Menghitung kewajiban cicilan atau angsuran setiap bulannya
- Mencantumkan tanggal pelunasan
Setelah mengetahui dengan baik utang yang harus dicatat, kamu siap membuat pembukuan utang.
Contoh Buku Utang Sederhana
Ada sejumlah cara membuat buku utang sederhana. Kamu bisa meniru contoh buku utang sederhana di bawah ini.
Jika kamu menerima utang tidak dari banyak kreditur, kamu bisa membuat buku utang sederhana seperti di bawah ini. Berikut cara kamu bisa mencatatkan rekap utang dan cicilan bulanan di buku utang sederhana:
- Membuat judul dan periode pencatatan
- Kolom 1: untuk tanggal transaksi
- Kolom 2: untuk keterangan, yaitu apakah ada uang pinjaman yang masuk atau pengeluaran berupa pembayaran cicilan
- Kolom 3: debit, untuk mencatatkan uang yang kamu keluarkan untuk pembayaran utang
- Kolom 4: kredit, untuk mencatatkan uang pinjaman yang kamu terima
Berikut contoh buku utang sederhana:
Contoh Buku Besar Pembantu Utang
Jika kamu memiliki utang dari pembelian barang modal, kamu juga bisa mencatatkan utan ini di Buku Besar Pembantu Utang. Data yang diambil untuk tabel ini adalah:
- Jurnal Pembelian, yang menunjukkan pembelian barang modal dengan utang. Karena ini merupakan kewajiban yang harus kamu bayar, maka nilai utang ini ditempatkan di kolom kredit.
- Jurnal Pengeluaran Kas, yang menunjukkan ada uang keluar untuk pembayaran cicilan utang dan pelunasannya. Ketika ada uang keluar untuk pembayaran utang, kamu harus menempatkannya di kolom debit.
Misalnya: UD Maju Bersama pada Februari lalu melakukan pembelian kepada tiga toko dagang lainnya dalam bentuk utang. UD Maju bersama melakukan pembelian di awal Bulan Februari dan membayar sebagian di akhir Februari. Maka Jurnal Pembelian dan Pengeluaran Kas menjadi berikut:
Dari penjelasan jurnal di atas, UD Maju Bersama ingin melihat secara keseluruhan sisa utang yang dimilikinya. Maka, rangkuman utang dan pembayarannya dirangkum di Buku Besar Pembantu Utang.
Unsur yang ada di dalam Buku Besar Pembantu Utang:
- Tanggal: tanggal yang dimasukkan adalah akhir bulan, atau akhir periode yang kamu tentukan
- Keterangan: Keterangan adalah transaksi asal pencatatan. Semisal, kamu akan mencatat besaran utang dagang, maka keterangan diisi oleh Jurnal Pembelian, tempat utang dagang tersebut dicatatkan.
- Ref: Referensi memudahkan mencari asal transaksi dicatatkan. JPb untuk Jurnal Pembelian, sedangkan JKK untuk Jurnal Pengeluaran Kas.
- Kredit: Saldo terutang dan masih terutang ada di kolom kredit
- Debit: Pembayaran yang dilakukan dicatatkan di kolom debit
- Saldo: Jika masih ada sisa utang di akhir bulan, maka sisa utang dicatatkan di kolom kredit.
Berikut contoh Buku Besar Pembantu Utang milik UD Maju Bersama di akhir Februari 2021.
Dari akhir bulan Februari terlihat, UD Maju Bersama sudah melunasi semua utang kepada UD Layar. Tetapi, UD Maju Bersama masih memiliki sisa utang kepada UD Josh sebesar Rp 100.000 dan utang kepada UD Fany senilai Rp 500.000.
Kesimpulan
Ini adalah contoh buku utang sederhana yang bisa kamu tiru. Ketika menerima utang, sebaiknya kamu langsung mencatatnya di buku utang. Jangan menundanya agar tidak terlewatkan.
Kamu bisa membuat buku utang sederhana ini dengan tulisan tangan atau dengan bantuan Microsoft Excel. Tapi, pencatatan di media elektronik dapat memudahkan kamu dan mengurangi kesalahan hitung.
Utang adalah hal penting dalam bisnis. Utang yang sehat dapat membantu kamu memperkuat modal sehingga lebih cepat berkembang. Tetapi, utang juga harus dikelola dengan baik. Salah satu caranya dengan mencatatkannya dengan baik di buku utang.
Buku utang bukan hanya mengingatkan kamu kepada kreditur, besaran utang, dan kapan harus dibayarkan. Buku utang membantu kamu melihat total utang utang kamu yang bisa kamu bandingkan dengan total penjualan. Kamu juga harus usahakan, agar total utang kamu tidak lebih dari 28% dari total penjualan atau pendapatan kamu. Selamat berhitung!
